L’elaborazione della strategia

Come definire le priorità tra obiettivi diversi?

Una scelta difficile

Definire il grado di priorità è spesso la parte più difficile del processo di elaborazione di una strategia. Tutte le strategie e le azioni emerse durante una sessione di brainstorming, ad esempio, sembrano importanti e interdipententi. Come riuscire a considerarle tutte e a concentrare le esigue risorse?

Esercizio di gruppo

Per stabilire le priorità, il GAL deve aver ben chiaro ciò che è importante. La gerarchizzazione delle priorità è un aspetto cruciale di qualsiasi processo decisionale e richiede spesso un lavoro di gruppo affinché i risultati possano essere condivisi da tutti. Il metodo LEADER, basato su un approccio ascendente, implica la partecipazione degli attori locali al processo decisionale sulla strategia e alla scelta delle priorità da realizzare nel proprio territorio.

Da una scelta individuale ad una decisione condivisa da tutti

Le varie opzioni possibili vengono individuate con sessioni di brainstorming, ricerche, inchieste o altre metodologie. Per una visualizzazione più immediata e agevole della gerarchizzazione delle idee è utile ricorrere ad un formato grafico. Esistono diversi modi di procedere ed è possibile ricorrere all’ausilio di alcune strutture speciali. Una volta presentate e discusse le varie tematiche, i partecipanti al gruppo di lavoro operano delle scelte individuali servendosi di cartoncini o biglietti adesivi. L’analisi dei risultati funge da base per il processo decisionale o per un ulteriore approfondimento.

Gerarchizzazione delle priorità

Qui di seguito vengono descritti due metodi per la gerarchizzazione delle priorità, ma molti altri sono reperibili su internet o presso facilitatori specializzati. Entrambi i metodi permettono ad un gruppo di classificare collegialmente priorità tra loro contrapposte e sono adatti per seminari o incontri pubblici.

Metodo della “Ruota della Fortuna”

Preparazione
Unendo insieme con il nastro adesivo alcuni grandi fogli, formare in terra o su un tavolo un grande quadrato di carta. Quanto più numeroso è il gruppo, tanto maggiori saranno le dimensioni del quadrato. Disegnare sulla carta un grande cerchio che dovrà essere diviso in tanti settori quante sono le opzioni disponibili. Ogni settore verrà quindi identificato con un nome o un’etichetta.
Post-it colorati
Ogni partecipante riceve 3 foglietti o Post-it. Possono essere utilizzati colori diversi per ciascun gruppo d’interesse rappresentato.
Votazione
I partecipanti votano le tre priorità che reputano più importanti collocando i loro foglietti o Post-it nei settori corrispondenti.
Discussione e registrazione dell’esito
I voti vengono contati e registrati per una successiva discussione. Il processo può essere ripetuto con gruppi differenti.

Matrice per la gestione del tempo di Stephen Covey

Preparazione
Disegnare una matrice suddivisa in quattro quadranti in funzione dell’ascissa “Urgenza” e dell’ordinata “Importanza” (come indicato nel diagramma).
Elenco degli obiettivi
Stilare un elenco di obiettivi o ricavarlo da documenti precedenti. È possibile assegnare agli obiettivi colori diversi in funzione delle rispettive tematiche.
Posizionamento e discussione
Inserire ogni obiettivo nella matrice secondo la relativa importanza e urgenza.
Registrazione dell’esito
Registrare la soluzione per ulteriori discussioni, lavori o documenti futuri.

È altresì possibile utilizzare gli assi come scale per incrementare la varietà.

Priorità = obiettivo di un’organizzazione

Obiettivi SMART / SMARTER

Le lettere significano:
S: Specifici (Significativi, Semplici, Sicuri)
M: Misurabili (Motivati, Motivazionali, Maneggiabili)
A: Attuabili (Appropriati, Ambiziosi, Allineati, Adeguati, Accettati, Attivabili)
R: Rilevanti (Realistici, dotati di Risorse, Rimarchevoli, Risonanti)
T: Temporalmente definiti (Temporalmente orientati, Tangibili, Tracciabili)
E: (Evaluated) Valutati (Etici, Ecologici, Emozionanti, Esaltanti)
R: Ri-valutati

La facilitazione dei gruppi è un processo nel corso del quale una persona sostanzialmente neutra, che non dispone di alcun potere decisionale e la cui selezione è accettata da tutti i membri del gruppo diagnostica e interviene per aiutare il gruppo a migliorare il modo in cui questo individua e risolve i problemi e adotta le decisioni, per aumentarne l’efficacia.

Consigli per l’applicazione del metodo “Ruota della fortuna”
In molti casi vale la pena consentire alle persone di modificare il proprio voto dopo aver visto la scelta degli altri e discuterne i risultati. Questo permette ai partecipanti di analizzare in maniera approfondita situazioni anche complesse.

La capacità del facilitatore consiste nell’individuare il formato grafico più adatta alle problematiche in esame.
Il computer può essere un utile ausilio nell’elaborazione dei risultati, soprattutto quando il numero dei partecipanti e delle possibili opzioni è elevato.

Consigli per l’applicazione della Matrice di Stephen Covey

È consigliabile coinvolgere l’intero gruppo nella definizione della lista dei compiti e nella valutazione dell’urgenza e dell’importanza di questi ultimi. Le persone tendono ad avere una propria visione dell’urgenza e dell’importanza di talune mansioni: lasciate che se ne discuta, assicurandovi tuttavia che il gruppo giunga ad una conclusione concordata, poiché ogni compito deve essere inserito in uno dei quadranti della matrice. Coinvolgere tutti nella discussione aumenta l’interesse dei partecipanti nei confronti del processo e questo fa sì che tutti i membri del gruppo siano più propensi ad impegnarsi nell’elaborazione del piano finale.