L’élaboration de la stratégie

Comment hiérarchiser les différents objectifs ?

Une sélection difficile

La hiérarchisation est souvent l’aspect le plus difficile du processus d’élaboration de la stratégie. Toutes les stratégies et mesures mentionnées à la session de « remue-méninges » par exemple, semblent importantes et connectées entre elles ; comment faire pour ne rien omettre et pour concentrer le peu de moyens disponibles ?

Travail de groupe

Afin de hiérarchiser les objectifs, le GAL doit avoir clairement identifié ce qui compte le plus. La hiérarchisation des priorités est un aspect important de toute prise de décision et requiert souvent d’être le fruit d’un travail de groupe pour que les résultats soient acceptés par tous. L’approche ascendante de LEADER signifie que les acteurs locaux participent à la prise de décisions concernant la stratégie et le choix des priorités à mener dans leur territoire.

De la décision individuelle à la décision commune

Les diverses options sont déterminées à l’aide de sessions de « remue-méninges », d’études et d’autres méthodes. Afin que la hiérarchisation des options apparaisse clairement et simplement, le recours à un graphique est recommandé. Les façons de procéder sont nombreuses et vous pouvez recourir à des structures spéciales pour vous aider dans cette tâche. Après avoir présenté les problèmes et en avoir débattu, les participants du groupe font des choix individuels en utilisant des autocollants ou des fiches. L’analyse des résultats sert de base à la prise de décisions ou à de plus amples discussions.

Méthodes de hiérarchisation

Deux méthodes sont ici décrites et vous pourrez en trouver beaucoup d’autres sur Internet ou auprès de spécialistes (tels que les animateurs professionnels). Ces deux méthodes sont destinées à un groupe de personnes chargées de classer ensemble des priorités concurrentes ; elles sont parfaitement utilisables dans un contexte d’atelier ou de réunion publique.

Méthode de hiérarchisation en groupe : la roue de la Fortune

Préparation
De grandes feuilles de papier sont assemblées avec du scotch afin de créer un grand carré au sol ou sur une table. La taille de la feuille est proportionnelle à la taille du groupe. Tracer un grand cercle sur la feuille, puis le diviser en autant de parts qu’il y a d’options. Chaque part porte un nom.
Post-it de couleur
Chaque participant reçoit 3 fiches ou Post-it. Des couleurs différentes peuvent être attribuées pour chaque groupe d’intérêt.
Vote
Les participants votent pour leurs 3 priorités en plaçant leur fiche ou leur Post-it sur la part de leur choix.
Discussion et décompte des voix
Les votes sont totalisés puis consignés pour faire ensuite l’objet de plus amples discussions. Le processus peut être répété avec différents groupes.

Méthode de Stephen Covey : matrice de gestion du temps et de hiérarchisation des priorités

Préparation
Dessiner une grille composée de quatre cases : l’abscisse représente « l’urgence » et l’ordonnée « l’importance » (cf. schéma ci-dessous).
Liste des objectifs
Rassembler une liste d’objectifs ou les collecter à partir de documents antérieurs. Des couleurs différentes peuvent être attribuées aux objectifs selon leur thème.
Placement avec discussion
Chaque objectif est placé dans une case selon son urgence et son importance.
Trace écrite
Consigner la solution pour des discussions, travaux ou documents futurs.

Les deux axes peuvent aussi servir d’échelle afin de faire place à une plus grande variété.

Priorité = un but pour une organisation

Objectifs SMART/SMARTER

Les lettres signifient :
S : Spécifique (Significatif, Souple, Simple)
M : Mesurable (iMportant, Motivant, gérable)
A : Ambitieux (Atteignable, Adéquat, Accessible, Accepté, Assignable, recevAble, Aligné)
R : Réaliste (avec des Ressources, peRtinent, Retentissant)
T : Temporel (délimité dans le Temps, minuTé, opporTun, délai fixé, qui peut être suivi, Tangible)
E : Évalué (Éthique, Engageant, Excitant, Écologique)
R : Réévalué

L’animation de groupe est un processus au cours duquel une personne totalement neutre, sans aucun pouvoir de décision et dont le choix convient unanimement aux membres du groupe, propose un diagnostic et intervient pour aider un groupe à améliorer la manière dont il identifie les problèmes, les résout et prend des décisions afin d’accroître l’efficacité de ce groupe.

Conseils pour la méthode de la roue de la Fortune
Cela vaut souvent la peine d’autoriser les participants à modifier leur vote après avoir vu le choix des autres et discuté des résultats. Cela les aide à examiner en détail des situations souvent complexes.

Le talent de l’animateur consiste à trouver le type de graphique et le format approprié aux enjeux en question.
Un ordinateur peut s’avérer utile dans l’analyse des résultats, notamment lorsque le nombre de participants ou de choix est élevé.

Conseils pour la matrice de Stephen Covey

Assurez-vous que l’ensemble de l’équipe participe à l’élaboration de la liste de tâches et à l’évaluation de leur degré d’urgence et d’importance. Il est très probable que les participants ne partagent pas le même avis sur l’urgence ou l’importance de certaines tâches ; laissez-les en discuter, mais assurez-vous qu’ils parviennent à un accord, car chaque tâche doit finir par figurer quelque part sur le tableau. Le fait d’impliquer tout le monde dans la discussion donne aux participants un intérêt dans le processus, ce qui veut dire qu’ils sont ainsi plus susceptibles de s’impliquer dans la définition du projet final.