Tworzenie strategii

Jak ustalić cele priorytetowe?

Problem selekcji

Selekcja priorytetów jest często najtrudniejszą częścią procesu tworzenia strategii. Wszystkie strategie i działania wskazane w trakcie spotkań o charakterze burzy mózgów mogą wyglądać na istotne i wzajemnie powiązane – jak więc cokolwiek pominąć i skoncentrować rzadkie zasoby?

Współpraca grupowa

Aby dokonać selekcji priorytetów, LGD musi wiedzieć, co jest dla niej najważniejsze. Selekcja priorytetów jest ważnym aspektem każdego procesu podejmowania decyzji i często musi być wykonywana grupowo, jeżeli jej rezultaty mają być powszechnie zaakceptowane. Podejście oddolne LEADER oznacza, że podmioty lokalne biorą udział w procesie podejmowania decyzji dotyczących strategii i selekcji priorytetów, które maja być wdrażanie w ich regionie.

Od indywidualnego do wspólnego stanowiska

Wykorzystując różne metody, w tym na przykład „burzę mózgów”, badania ankietowe i inne, wypracowywane są różne rozwiązania. W celu uproszczenia i wizualizacji procesu selekcji priorytetów warto posłużyć się formą graficzną. Istnieje wiele sposobów i specjalnych struktur, które mogą okazać się w tym pomocne. Po prezentacji i dyskusji nad różnymi rozwiązaniami, członkowie grupy roboczej dokonują indywidualnego wyboru korzystając z naklejek lub kartek. Wyniki stać mogą się podstawą do podjęcia decyzji lub dalszej dyskusji.

Sposoby ustalania priorytetów

Poniżej opisano dwie metody, a wiele kolejnych odnaleźć można w Internecie lub otrzymać od wyspecjalizowanych w tym zakresie praktyków. Obie metody przeznaczone są dla grupy ludzi w celu wspólnej selekcji konkurencyjnych priorytetów. Są to metody odpowiednie do zastosowania podczas warsztatów lub w trakcie otwartego spotkania.

Metoda grupowego ustalania priorytetów « koło fortuny »

Przygotowanie
Należy przygotować duży kwadrat na podłodze lub stole. W tym celu można spiąć razem duże arkusze papieru. Im większa grupa, tym potrzebny będzie większy kwadrat. Na papierze należy narysować duże koło i podzielić je na tyle kawałków i ile istnieje opcji. Każdy kawałek musi zostać opisany.
Kolorowe naklejki
Uczestnicy powinni otrzymać po trzy kartki lub naklejki. Osobom reprezentującym różne grupy interesów przypisać można różne kolory.
Głosowanie
Uczestnicy wybierają trzy najważniejsze dla nich priorytety i glosują na nie umieszczając kartki lub naklejki w odpowiednim kawałku koła.
Dyskusja i zapisanie wyniku
Należy policzyć i zapisać wynik, a następnie go przedyskutować. Procedurę można powtarzać z różnymi grupami.

Metoda ustalania priorytetów z wykorzystaniem tabeli zarządzania czasem Stephen’a Covey’a

Przygotowanie
Naszkicuj tabelę z czteroma kwadratami oraz jedną osią opisującą poziom „ważności”, a drugą “pilności” (jak zaprezentowano na diagramie).
Lista celów
Zgromadź listę celów lub odnajdź je we wcześniejszych dokumentach. Celom reprezentującym różne tematy przyporządkować można różne kolory.
Przyporządkowanie i dyskusja
Umieść każde zadanie w tabeli w odpowiednim miejscu w zależności od tego jak jest pilne i ważne.
Zapisanie wyniku
Zapisz wynik dla celów dalszej dyskusji, prac i dokumentacji.

Aby silniej zróżnicować cele, możesz na osiach utworzyć skale.

Priorytet = cel organizacji

Cele SMART / SMARTER (ang.: „mądre“/“mądrzejsze“)

Litery oznaczają:
S : Specific - specyficzny (Significant - istotny, Stretching - elastyczny, Simple - prosty)
M : Measurable – mierzalny (Meaningful - wymowny, Motivational - motywujący, Manageable - wykonalny)
A : Attainable - osiągalny (Appropriate - odpowiedni, Achievable - osiągalny, Agreed - uzgodniony, Assignable - przyporządkowany, Actionable - zaskarżalny, Ambitious - ambitny, Aligned- zrównoważony, Aspirational - aspirujący)
R : Relevant – odpowiedni (Realistic - realistyczny, Resourced -pomysłowy , Resonant - znaczący)
T : Time-bound – określony w czasie (Time-oriented – zorientowany na czas , Time framed – ograniczony w czasie, Timed - czasowy, Time-based – oparty na czasie, Timeboxed – w ramach czasowych, Timely – na czas, Time-Specific – określony w czasie, Timetabled - zaplanowany, Time limited – ograniczony w czasie, Trackable – możliwy do śledzenia, Tangible – namacalny)
E : Evaluated – oceniony (Ethical – etyczny, Excitable – ekscytujący, Enjoyable – przyjemny, Engaging – angażujący, Ecological – ekologiczny)
R : Re-evaluated – poddany ponownej ocenie

Wspieranie grupy to proces, w trakcie którego osoba, której wybór został zaakceptowany przez wszystkich członków grupy, a także która jest neutralna i nie posiada prawa do podejmowania decyzji, ocenia sytuację i ingeruje w działania grupy w celu poprawy sposobu identyfikowania i rozwiązywania problemów oraz podejmowania decyzji, aby zwiększyć efektywność grupy.

Wskazówki do “koła fortuny”
Często warto pozwolić ludziom na zmianę oddanego głosu po tym, jak zobaczą oni, w jaki sposób głosowali inni i jakie są wyniki dyskusji. Pozwala to ludziom przemyśleć sytuacje, które często bywają dość skomplikowane.

Osoba wspierająca proces podejmowania decyzji w grupie powinna umieć znaleźć odpowiednią formę graficzną dla rozważanych kwestii.
W procesie przetwarzania wyników pomocne mogą się okazać komputery, szczególnie w sytuacji, gdy mamy do czynienia z dużą liczbą ludzi i możliwości wyboru.

Wskazówki do tabeli Stephen’a Covey’a Matrix

W trakcie tworzenia listy zadań i określania, jak bardzo są one pilne i ważne, warto zaangażować cały zespół. Ludzie zazwyczaj mają różne poglądy na temat tego, które zadania są pilne i ważne – pozwól na dyskusję, ale zadbaj o to, żeby zakończyła się ona wspólnym wnioskiem, gdyż każde zadanie musi zostać przyporządkowane do jakiejś komórki w tabeli. Zaangażowanie wszystkich w dyskusję oznacza, że mają oni swój udział w procesie tworzenia strategii i staje się bardziej prawdopodobne, że zaangażują się oni również w realizację ustalonego planu działań.