Zmniejsz tekst Zwiększ tekst

Poprawa wdrażania LEADER na poziomie programu

2. Poprawa komunikacji w LEADER

Znaczenie

Co oznacza pojęcie „komunikować się” i dlaczego jest to tak ważne, abyśmy się lepiej komunikowali w LEADER?

Słowo „komunikować” wywodzi się z języka łacińskiego (od czasownika „communicare”) i oznacza aktywny proces dzielenia się. To właśnie proces dzielenia się, wymiany, leży w samym sercu LEADER i powiązań, które stara się zbudować i wykorzystać. Efektywna komunikacja w LEADER to coś więcej niż tylko przekazywanie informacji. Interesariusze i zaangażowane podmioty dzielą się informacjami, wiedzą, doświadczeniem, celami, zadaniami i zasobami, a także muszą zrozumieć, kto i za co jest odpowiedzialny. 

Jeżeli LEADER ma wykorzystać swój potencjał teraz i w przyszłości, musimy w różny sposób i w różnych okolicznościach „dzielić się” z wieloma ludźmi, społecznościami i organizacjami. Członkowie społeczności LEADER w zasadzie to rozumieją, jednak często jako element procesu wdrażania i obszar, który wymaga usprawnień traktują tylko komunikację wewnętrzną.

Ale nie tylko komunikacja wewnętrzna w ramach LEADER wymaga poprawy. Komunikacja zewnętrzna jest również bardzo ważna. Jeżeli nie komunikujemy się ze społecznością obszarów wiejskich, to w jaki sposób zbierzemy informacje dla naszych strategii, jak stworzymy projekty, poszerzymy zaangażowanie i wzmocnimy udział członków tej społeczności? Dobra komunikacja z szerszym otoczeniem jest również kluczowa, jeżeli chcemy, aby LEADER był ceniony, aby podejście to było rozwijane, aby dostarczane były zasoby i aby otrzymał on publiczne i polityczne poparcie.   

Planowanie

Jeżeli wszyscy mamy się bardziej efektywnie komunikować, to pierwszym krokiem w kierunku usprawnienia komunikacji będzie rozpoznanie potrzeby dokonania usprawnień i ich zaplanowanie. W planowaniu komunikowania w LEADER, różne podmioty systemu wdrażania muszą zrozumieć ramy polityczne i ramy wdrażania, swoje miejsce w tych ramach, o czym mają komunikować i jakie są priorytety w zakresie usprawnień. Dotyczy to wewnętrznej komunikacji z wielopoziomowymi strukturami zarządzania i realizacji, a także zewnętrznej komunikacji z innymi interesariuszami. Przygotowując te plany, należy uwzględnić: 

  • Co chcemy osiągnąć dzięki komunikowaniu, jakie są cele?
  • Co chcemy zakomunikować?
  • Z kim chcemy się komunikować?
  • Kiedy powinno to być zakomunikowane?
  • Jak powinno to być zakomunikowane, np. w zależności od tego, co robimy, poprzez animację itp?
  • Skąd będziemy wiedzieć, że komunikacja była efektywna?

Na podstawie tej analizy możemy zaplanować, jakich dokonać usprawnień, aby wzmocnić proces LEADER.

Cele

WE, instytucje zarządzające, agencje płatnicze i LGD muszą przemyśleć swoje oczekiwania w zakresie komunikacji, jasno określić cele i przygotować odpowiednie plany. Cele w LEADER mogą być złożone w zależności od informacji, które chcemy zakomunikować, ale również ze względu na sam proces komunikowania. Dobra komunikacja pomiędzy WE, instytucjami zarządzającymi, agencjami płatniczymi, LGD i beneficjentami jest kluczowa w zakresie tworzenia i utrzymywania powiązań oraz budowania wzajemnego zaufania, od czego tak bardzo zależy wartość dodana LEADER. Jeżeli poszczególne elementy systemu wdrażania nie rozumieją się, w jaki sposób możemy być pewni, kto za co odpowiada? Skąd możemy wiedzieć, czy robimy właściwe rzeczy i czy zmniejszamy opóźnienia lub marnujemy wysiłki? 

System wdrażania jest tylko jedną stroną medalu; jakie są jeszcze inne zagadnienia, które musimy uwzględnić planując działania komunikacyjne? Poniżej zamieszczamy wybrane problemy, ale to od Was zależy, czy pomyślicie o odpowiedziach!

  • Jeżeli LGD nie stymuluje i nie komunikuje się z lokalnymi mieszkańcami w celu poznania ich potrzeb i możliwości, to czy możliwe jest przygotowanie odpowiedniej strategii lokalnej i czy da się wtedy zaangażować lokalne podmioty?
  • Skąd możemy wiedzieć, czy wszystko działa, jeżeli nie pytamy i nie słuchamy?
  • Jeżeli LGD się nie komunikują, to w jaki sposób mają wymienić wiedzę i wzajemnie się od siebie uczyć, w jaki sposób zbudować wtedy sieci i wzmacniać proces uczenia się?
  • Wreszcie, jeżeli LEADER jako całość nie komunikuje o osiągnięciach, w jaki sposób mamy uzasadnić zapotrzebowanie na zasoby i zaangażowanie?

Uważnie przemyśl swoje cele i związane z nimi działania komunikacyjne. Co i dlaczego chcesz zakomunikować? Oprzyj na tym swój plan.

Co musimy zakomunikować i z kim musimy się komunikować?

Do głównych podmiotów zaangażowanych w komunikowanie w LEADER zaliczyć należy WE, instytucje zarządzające (indywidualne lub grupy kierujące CLLD), agencja płatnicze, krajowe sieci obszarów wiejskich, inne LGD (EFRROW, EFMR itp), członków LGD, inne organizacje interesariuszy obszarów wiejskich, społeczności wiejskie i opinię publiczną. Każdy z tych podmiotów ma własne odrębne potrzeby w zakresie komunikacji. To, co musimy komunikować zależy w dużej mierze od naszego miejsca i roli w systemie LEADER. Musimy pamiętać o tym, żeby informacje przekazywać, ale i otrzymywać, a także, aby ukierunkować nasze działania komunikacyjne i nasze cele. Myśląc o tym, co chcemy zakomunikować, musimy uważnie zastanowić się nad docelowymi odbiorcami. Kim są, co muszą wiedzieć, czy przekazujemy im informacje, instrukcje, wytyczne, czy może chcemy zaangażować ich w proces komunikacji dwustronnej, aby uzyskać opinię zwrotną? Będzie to wpływać na decyzję, w jaki sposób i kiedy komunikować?  

Do najważniejszych rzeczy, o których prawdopodobnie będziemy musieli zakomunikować zaliczyć należy:

  • Procedury i wytyczne dla LGD w zakresie tworzenia LSR;
  • Procedury i wytyczne operacyjne dla LGD;
  • LGD i ich lokalne strategie rozwoju;
  • Dane i sposób kontaktu, procedury komunikowania i zbierania informacji;
  • Ogłoszenia o naborze wniosków projektowych i jego procedury;
  • Kryteria wyboru i związane z nimi procesy oraz decyzje;
  • Wspierane projekty, działania i beneficjenci;
  • Monitorowanie, przygotowywanie raportów i ocena;
  • Możliwości współpracy;
  • Inne źródła finansowania.

Jednym z powszechnych sposobów poprawy komunikacji w ramach systemu wdrażania jest organizowanie regularnych spotkań, w trakcie których kierownicy LGD, IZ i AP będą mogli dyskutować i wymieniać doświadczenia, dzięki czemu będą lepiej rozumieć swoje różne role i  siebie nawzajem. To lepsze wzajemne zrozumienie poprawi z kolei podejście do komunikowania.

W komunikacji często sprawdza się stare powiedzenie „mniej znaczy więcej”. Pomyśl o wartości tego, co przekazujesz końcowemu odbiorcy. Nowe technologie sprawiły, że mamy tendencję do „rozpisywania się”. Zastanów się jednak, czy ułatwia to przekazanie informacji?

Zbyt intensywne komunikowanie się wcale nie oznacza lepszego komunikowania się. Może to prowadzić do powstania szumu informacyjnego lub nieporozumień ze względu na zaciemnienie kluczowej informacji lub jej znaczenia. Bądź uważny, myśl o tym, co robisz, kieruj informacje właściwie, nie wysyłaj wiadomości i informacji do osób, do których nie musisz. Czy udało Ci się dotrzeć do wszystkich, którzy powinni wiedzieć? Unikaj wysyłania e-maili do wszystkich z listy kontaktów, ponieważ generuje to zbyt duży „ruch”. Upewnij się, że Twoje wiadomości są ważne z punktu widzenia tych, którzy je otrzymają. 

Kiedy i jak powinniśmy komunikować?

Zrozumienie różnych potrzeb w zakresie komunikacji, tego, co należy komunikować i komu, to bardzo istotne części procesu planowania, ale jeżeli komunikacja ma być efektywna, należy również zastanowić się kiedy i jak powinniśmy to robić. Potrzeby, które leżą u podstaw twoich celów w zakresie komunikowani oraz to, co i komu chcesz zakomunikować, określą w wielu przypadkach Twoje podejście i musisz wiedzieć, w jaki sposób uwzględnić je w planowaniu.

W trakcie procesu programowania i realizacji LEADER, będziesz musiał komunikować się z różnymi ludźmi w różnym czasie. Ponieważ wymagania w zakresie komunikacji na poszczególnych etapach są bardzo różne, najważniejszym aspektem planowania do rozważenia będzie to, kto, co i kiedy musi wiedzieć.  Dlatego pomocne może okazać się myślenie kolejnymi etapami i określanie potrzeb z nimi związanych.

  • Komunikacja pomiędzy IZ a potencjalnymi LGD dotycząca uruchomienia wsparcia przygotowawczego musi zostać odpowiednio wcześnie zaplanowana, co umożliwi jego realizację i pozwoli potencjalnym LGD skontaktować się z odpowiednimi ludźmi i zaangażować ich w proces.
  • Rozpoczęcie prac na przygotowaniem lokalnej strategii rozwoju będzie wymagać komunikowania się z partnerami, organizacjami interesariuszy, IZ i ewentualnie KSOW. W trakcie realizacji prac nad LSR konieczne będą grupowe lub indywidualne konsultacje. Musisz zdecydować kiedy i jak często w trakcie procesu będziesz się konsultować, jak będziesz go nagłaśniać i ile czasu potrzeba, aby zachęcić ludzi do udziału. 
  • W jaki sposób zamierzasz komunikować o kolejnych krokach, np. LSR została zatwierdzona i musisz zaangażować ludzi w jej realizację, ogłosić jej początek itp.
  • Kiedy przejdziesz już do wdrażania strategii, musisz zadecydować, kiedy przekazać informacje o wnioskach, wytycznych i zasadach, procedurach i kryteriach, roszczeniach i płatnościach.

Jedną z najważniejszych kwestii do rozważenia jest to, czy pozostawiłeś wystarczająco dużo czasu odbiorcom pośrednim, aby mogli przekazać informacje innym podmiotom, a także czy jest Ci potrzeba od nich odpowiedź bądź interakcja i ile czasu to zajmie? To, że wysłałeś wiadomość, nie oznacza jeszcze komunikacji. Musi ona zostać odebrana, przetworzona i najlepiej, gdybyś otrzymał jakąś odpowiedź. Należy więc to również wkalkulować w plany. To, w jaki sposób się komunikujesz ma również bezpośredni wpływ na czas potrzebny do dobrego komunikowania się i vice versa.

Istnieje dzisiaj tak wiele mediów, że podczas planowania efektywnej komunikacji musisz uważnie przemyśleć, co chcesz przekazać i komu? Zastanów się, czy możesz zrobić to w sposób, który jest przydatny i odpowiedni, a także jak zagwarantować, żeby informacja została zrozumiana i wykorzystana. Przedmiot komunikacji będzie również w bezpośredni sposób wpływać na wybór najbardziej odpowiedniej metody. Użyj do tego odpowiednich narzędzi, dostosuj je do osób, do których kierujesz przekaz. Posługuj się odpowiednim językiem, jeżeli chcesz być zrozumiany. Staraj się wyrażać w możliwie najprostszy sposób. Zastanów się na tym, w jaki sposób Twoje wiadomości są otrzymywane i co się dalej z nimi dzieje. Przykładowo, jeżeli LGD chce zakomunikować IZ lub AP o skuteczności LEADER, nie powinna o tym tylko mówić – może lepiej to pokazać, zorganizować wycieczkę studyjną, niech sami zobaczą.

Strony internetowe, Twitter i Facebook są przydatnymi narzędziami, ale nie zawsze. Przykładowo, e-mial nie jest dobrym sposobem na aktualizowanie wytycznych, z kolei SMS jest dobrym sposobem na zwrócenie uwagi konkretnej grupy użytkowników, posty na Twiterze nadają się do stymulowania dyskusji w grupie, ale nie można zakładać, że wszyscy mają do niego dostęp.  W jaki sposób połączyć te narzędzia? Można na przykład wysłać SMS do zarejestrowanych wnioskodawców z informacją, że na stronie internetowej zamieszczono nowe wytyczne. LEADER jest relatywnie słabo znany i poprawa tego stanu rzeczy jest wspólnym priorytetem. Jeżeli chcesz poinformować o LEADER szerszą publiczność, skutecznym sposobem komunikacji będą imprezy lub wystawy objazdowe, które zwiększa świadomość korzyści wynikających z LEADER. 

LGD działają często w odosobnieniu i są słabo połączone ze sobą w sieci, a szczególnie z innymi krajowymi interesariuszami obszarów wiejskich. Nie informują szerszej publiczności o swoich osiągnięciach i nie budują tym sposobem wiarygodności i zaufania. Krajowe sieci LGD dzielące się najlepszymi praktykami i szeroko to komunikujące to jeden ze sposób pokazania korzyści wynikających z LEADER i rozwijania przyszłego zaangażowania.   

Najważniejsze jest, aby ludzie wiedzieli, jakie są metody i kanały komunikacji i w jaki sposób przekazana zostanie informacja. Unikaj w tym zakresie założeń, bądź konkretny. 

Skąd mamy wiedzieć, że komunikujemy w udany sposób?

Skuteczna komunikacja powinna prowadzić do pożądanych rezultatów i utrzymywać ten efekt, z możliwością zwiększenia skuteczności przekazu. Dlatego też skuteczna komunikacja służy celowi, dla którego została zaplanowana lub zaprojektowana. Takim celem może być wywołanie zmiany lub działania, podniesienie wiedzy, przekazanie informacji lub zapytania. Jeżeli nie osiągniemy pożądanego rezultatu, musimy starać się zrozumieć, dlaczego tak się stało, odkryć dlaczego komunikacja była nieskuteczna i zaradzić temu. Oznacza to, że należy sprawdzić, czy wiadomości dotarła i została zrozumiana. Komunikowanie, czyli dzielenie się jest procesem dwustronnym.  

Wywiady z
Deirdre Kelly i Ryan Howard

Ostatnia aktualizacja: 24/03/2014 | Początek