Implementación de la CTN

Implementar un proyecto de cooperación

Animación de una asociación de cooperación

Las actividades de ‘animación’ se refieren al proceso de implicación de los socios en las fases de implementación del proyecto.

La animación se debe planificar detenidamente para que cubra todas las tareas del proyecto. A menudo, las funciones de animación se asignan a los coordinadores del proyecto, pero también se pueden contratar expertos externos para animar los proyectos. Es necesario que los animadores externos tengan conocimientos en la gestión de proyectos de cooperación, en enfoques multiculturales y en la moderación de relaciones entre socios

Para animar el contenido del proyecto, resulta útil definir grupos de trabajo con responsabilidades para partes concretas de la implementación del proyecto. También puede resultar útil (y más práctico) que cada socio se haga responsable de un grupo de trabajo.

Estos grupos de trabajo deberán trabajar en estrecha colaboración con el coordinador general, que será el responsable de recopilar los comentarios y difundir la información sobre el progreso de los grupos de trabajo mientras dure la asociación.

Existen algunas herramientas y métodos que le ayudarán en lo que a la animación se refiere. A continuación se detalla cada uno de esos puntos.

Redactar una hoja de ruta para el proyecto de cooperación...

Se debería definir y validar un programa de trabajo común, a menudo denominado "mapa de ruta". Este contenido que habrán acordado puede ayudar a garantizar una implementación sin obstáculos de las acciones del proyecto y proporcionar una herramienta que ayude en la relación entre los socios. Los coordinadores deberán usar este plan de actividad como herramienta clave para realizar un seguimiento del progreso del proyecto y de los logros. También se puede utilizar para resaltar acciones que se quedan atrás y para animar a los socios a rectificar el retraso.

El mapa de ruta debería identificar:

• Los diferentes componentes y pasos del proyecto de cooperación;
• Las acciones que se deben llevar a cabo con cada paso; y
• Los socios responsables, objetivos e indicadores de cada paso.

La redacción de un mapa de ruta al comienzo permite tener algo de flexibilidad si se detallan sólo los pasos principales y no todos los pequeños pasos que conforman los mayores.

El mapa de ruta se deberá actualizar, si es necesario, para que se ajuste a las nuevas realidades que se presenten durante la fase de implementación. La consecuencia de cada cambio deberá quedar bien identificada. Es necesario realizar la mínima cantidad de cambios posible para ayudar a las funciones de seguimiento del mapa de ruta.

Consulte la Plantilla con el mapa de ruta

Organizar reuniones, visitas e intercambios…

La implementación de un proyecto de cooperación en el que hay involucrados socios geográficamente muy distantes que sólo se pueden comunicar a través de correo electrónico o por teléfono no es una tarea nada fácil.

Para que la cooperación sea "real", se consiga un buen intercambio y se obtengan resultados tangibles, es importante planificar las reuniones.

Ciertamente, el contacto cara a cara es fundamental para que la implementación del proyecto sea efectiva y para crear oportunidades mutuas de aprendizaje.

Las reuniones de cooperación pueden ser regulares y breves, o menos frecuentes pero más largas. Todo dependerá de los temas que se vayan a discutir, de la distancia entre los socios, del conocimiento de ambas partes y del número de socios. Sea cual sea el tipo de reunión prevista (visitas de estudio, seminarios, programas de intercambio, etc.), para todas ellas es necesario:

• Preparar bien la reunión para conseguir la máxima eficacia;
• Dejar claro lo que deberá pagar el socio durante y después de la reunión (también en términos de alojamiento y comidas);
• Planificar lo que debe hacer cada socio antes de la reunión y lo que deben llevar a la reunión;
• Definir una agenda clara acordada por todos los participantes;
• Prever que se deberán redactar y distribuir entre todos los participantes actas completas para su aprobación;
• Prever los problemas de idiomas que puedan surgir y planificar un servicio de interpretación profesional, si es necesario; y
• Concluir la reunión con un breve resumen de lo que se ha dicho y, lo que es más importante, de los compromisos que ha adquirido cada participante (quién hace qué y para qué fecha).

Organice la comunicación entre los socios

Además de celebrar reuniones y firmar documentos, es importante asegurarse de que los socios mantienen un contacto regular, especialmente para conocer el progreso en las distintas áreas y la relación que esto tiene con su trabajo. La comunicación también es fundamental a la hora de facilitar la gestión, el seguimiento, la transmisión de información y la administración de un proyecto.

¿Cómo comunicarse con socios a distancia?

Ejemplos de herramientas de comunicación

Durante las etapas de planificación de un proyecto se debería acordar un plan común de comunicación. Esto proporciona un esquema de conferencias telefónicas regulares, intercambios de correo electrónico, comentarios sobre las acciones llevadas a cabo localmente en las diferentes áreas, plazos de entrega de informes, etc.

Los problemas lingüísticos pueden limitar estos intercambios regulares. Por lo tanto, será necesario prever estos problemas y ponerles solución mediante la contratación de servicios de traducción e interpretación o, en el caso de proyectos a largo plazo, plantearse la enseñanza de idiomas para aumentar los conocimientos técnicos del personal más relevante dentro del proyecto. Todos los documentos importantes se deberían traducir siempre que sea posible.

Tenga en cuenta los aspectos culturales del proyecto, de cada socio...

Se puede conseguir un progreso beneficioso si se entiende la diversidad cultural como un punto fuerte del proyecto y se aprovecha como motor de creatividad para estimular las diferentes ideas.

Los problemas se pueden transformar en oportunidades si se fomenta el diálogo de perspectivas diferentes sobre limitaciones comunes.

Asegure el compromiso continuado de los socios en el proyecto de cooperación

Todos los participantes deberían estar interesados en el proyecto y mantener su compromiso a participar en él, según lo establecido en el acuerdo de cooperación. Además de este compromiso "obligatorio", resulta útil conseguir que el proyecto sea una asociación dinámica para que todos los participantes lo sientan suyo y se impliquen, contribuyan y se beneficien del proyecto. Esto se puede lograr con acciones de comunicación programadas, como la organización de eventos informales y la elaboración de documentos de comunicación comunes.

Las acciones que contribuyen a reducir las posibles cargas de la asociación también resultan técnicas efectivas para fomentar una mayor participación. Si se acuerdan procedimientos de funcionamiento estandarizados y se elaboran guías relacionadas (como pueden ser los manuales y las plantillas de informes), se contribuye a reducir la posibilidad de que haya malentendidos, conflictos y procesos ineficaces.

Una implicación continua de los actores locales ayuda a garantizar el vínculo entre el proyecto de cooperación y lo que sucede a nivel local. Para ello es necesaria una comunicación regular con las partes implicadas locales para informar en todo momento sobre el progreso del proyecto, incluidos los resultados de las reuniones de cooperación y de las diferentes fases del proyecto, etc.

El laboratorio de ideas de cooperación local (hipervínculo al texto ‘laboratorio de ideas’ en la sección de planificación de la CTN sobre la organización de un proyecto) establecido durante las primeros pasos de la definición de la estrategia de cooperación puede actuar como un Comité de seguimiento de cooperación. Si se elige esta opción, el comité debería recibir informes regulares sobre el progreso que hace cada elemento del proyecto.

También se puede invitar a los miembros del laboratorio de ideas o del comité a participar en algunas de las visitas y reuniones del proyecto para ofrecer un punto de vista externo y recibir comentarios sobre las actividades llevadas a cabo. Estos comentarios adicionales pueden representar valiosas ventajas para todos los implicados.

Recuerde:

• No dé por sentado que todos los temas hayan quedado claros para todos los socios hasta que los hayan discutido en profundidad. Siempre es mucho mejor repetir las cosas dos veces que no mencionarlas en absoluto.
• Durante la fase de implementación, la asociación se puede modificar. Así pues, se debe permitir que se produzcan estos cambios (más socios o menos socios) y definir las normas para ello desde el principio.
• Cuando la asociación de cooperación implique un gran número de estructuras, puede resultar útil planificar varias reuniones breves en lugar de una larga. Sin embargo, de vez en cuando seguirá siendo necesario que todos los socios se reúnan.