Planificación de la CTN
Preparar un proyecto de cooperación
Reunirse con los socios y acordar una cooperación
Lo que ya se ha hecho llegado este punto:
- Las partes implicadas locales conocen los detalles y se han movilizado;
- Se ha definido la estrategia de cooperación;
- Se han identificado las ideas de cooperación;
- Se tienen ideas de cooperación; y
- Se ha identificado a los posibles socios.
Preparar y organizar una visita al socio
La primera reunión con su socio se debe preparar detenidamente para mejorar las posibilidades de obtener buenos resultados. Evidentemente, es posible que haya que organizar más reuniones...
Antes de la reunión:
- Realice algunos trabajos estructurales preliminares con los socios: compartir información sobre la situación y los retos de la zona, sobre el perfil del proyecto de cooperación (aclarar lo que se tiene en mente, confirmar lo que se imaginan los socios y lo que podrían hacer juntos). Puede resultar útil intercambiar documentación sobre las zonas y los proyectos de los socios (a veces es posible que se requiera la traducción de estos documentos);
- Intercambie puntos de vista sobre el programa de la reunión o visita con los socios; establezcan un idioma de trabajo. La primera reunión es un momento crucial en el que, de manera ideal, todos deberían hablar el mismo idioma de trabajo. Si no es así, deberían tener previsto un servicio de interpretación. Resulta muy útil el servicio de intérpretes externos porque permite que el personal del GAL se concentre en el proyecto en lugar de hacerlo en las traducciones;
- Movilice a las partes implicadas locales para que asistan a esta reunión;
- Decida la composición de su delegación. El "equipo" ideal debería incluir al director del GAL, a un representante del equipo técnico del GAL, al promotor del proyecto, a los representantes elegidos del GAL y a los posibles socios financieros;
- Designe un moderador para las reuniones y a la persona que preparará el informe de las mismas;
- Prepare una presentación del contexto de su territorio, sus retos y el posible valor añadido que representaría el proyecto de cooperación para su zona. Los vídeos resultan más atractivos que las presentaciones en PowerPoint; (consulte la plantilla para describir su territorio;; Ejemplo de presentación de un proyecto
- Prepare algunos obsequios, como por ejemplo, productos locales, a modo de agradecimiento a sus socios.
Durante la reunión:
- Presentación de todos los participantes;
- Presentaciones de cada socio: territorio, estructura, organización administrativa, etc.; debate sobre los objetivos de cooperación comunes e individuales por parte de cada socio (sobre lo que cada uno espera del proyecto de cooperación); y
- Definición de las diferentes funciones y distribución de responsabilidades entre socios (incluido el "socio principal"), el presupuesto y los pasos siguientes.
Después de la reunión:
- Prepare inmediatamente un informe borrador de la reunión o visita. Envíelo a los socios para que aporten sus comentarios y lo validen; y
- Planifique un informe para las partes implicadas en el proyecto de su zona para informarles sobre sus (posibles) socios.
Preparar y organizar una visita de sus socios
Además del consejo anterior, si va a recibir una visita de sus socios, debería planificar acciones concretas:
- Proponga un programa con el que todos sus socios estén de acuerdo antes de la reunión;
- Organice una visita guiada por el territorio y estudie visitas que ayuden a sus socios a conocer las características y los retos de su territorio; y
- Movilice a las partes implicadas locales (incluidos los representantes elegidos) y haga que se impliquen en la dinámica de cooperación. Actividad de asociación 'prototip': visita de estudio
Confirmar la asociación
Es importante concluir esta etapa al final de la primera reunión o visita.
La preparación de un informe es una manera útil de confirmar si la asociación puede o no tomar las primeras decisiones.
Muy raramente se firman acuerdos de cooperación en la primera reunión. Para asegurarse de que todos conozcan a fondo el contenido del proyecto, lo más lógico es que los socios redacten y firmen una declaración de intenciones donde se recojan sus finalidades y objetivos. Aunque este documento no es vinculante, es importante documentar lo antes posible las diversas actividades del proyecto de cooperación, ya que así queda patente la seriedad de la propuesta de los socios para la autoridad responsable de la aprobación.
La Declaración de intenciones contiene los nombres de los socios de cooperación, un título de trabajo para el proyecto, las áreas de actividad planificadas y una breve descripción de los objetivos del proyecto. Se debe distribuir una copia a cada socio. Consulte la plantilla de una declaración de intenciones para establecer un proyecto de CTN.
A menudo, las asociaciones producen un Memorándum de Entendimiento (MdE) para formalizar y hacer explícitos acuerdos importantes. Normalmente, los MdE no son acuerdos legales vinculantes pero sí que establecen cuestiones como: quién será el socio principal, quién coordinará la redacción de la propuesta y/o la preparación de la solicitud de financiación, etc.
