Hacia una mejora de la implementación de LEADER a nivel de programas

2. Hacia una mejora de las comunicaciones en LEADER

Importancia

¿Qué quiere decir “comunicar” y por qué es tan importante que nos comuniquemos mejor en LEADER?

El verbo “comunicar” proviene del latín “comunicare” y significa “compartir” es un proceso activo. El proceso de compartir forma parte fundamental de LEADER y de las conexiones que quiere desarrollar y aprovechar, la comunicación eficaz de LEADER es mucho más que una mera transmisión de información. Las partes interesadas y los agentes implicados necesitan compartir información, experiencias, objetivos, tareas y recursos y comprender quién es responsable de qué.

Hay tantas personas, comunidades y organizaciones con quienes todos necesitamos “compartir” de distintas maneras y en actividades distintas para que LEADER ofrezca todo su potencial ahora y en el futuro. Quienes forman parte de LEADER lo entienden así pero también identifican con frecuencia la comunicación interna dentro de la cadena de entrega como un área con necesidades reales para la mejora.

LEADER no necesita solo comunicación interna para mejorar, las comunicaciones externas son también de vital importancia. ¿Si no nos comunicamos con la comunidad rural como informaremos sobre nuestras estrategias, generaremos proyectos, ampliaremos y fortaleceremos la participación? Una buena comunicación con la comunidad en general también es esencial para valorar LEADER, ampliar la estrategia, ofrecer recursos y destinar apoyo público y político.

Planificación

Para obtener una comunicación más eficaz el primer paso a dar en las comunicaciones mejoradas es reconocer las necesidades para la mejora y la planificación. Al planificar las comunicaciones de LEADER los distintos agentes del sistema de difusión necesitan entender la política y el marco de difusión, qué papel juegan en este, qué necesitan comunicar en el mismo y cuáles son las prioridades de mejora. Esto incluye las comunicaciones internas dentro del gobierno multinivel, las estructuras de difusión y las comunicaciones externas con otras partes interesadas. Al desarrollar estos planes lo principal que debe considerarse es:

• ¿Qué intentamos lograr al comunicar? ¿Cuáles son los objetivos?
• ¿Qué necesitamos comunicar?
• ¿Con que debería comunicarse?
• ¿Cuándo debería comunicarse?
• ¿Cómo debería comunicarse, por ejemplo, desarrollando lo que hacemos, mediante organización, etc.?
• ¿Cómo sabemos que la comunicación ha surgido efecto?

Gracias a este análisis podemos planear donde pueden hacerse las mejoras más efectivas para fortalecer el proceso LEADER.

Objetivos

La CE, las autoridades de gestión, los organismos de pago y los GAL necesitan considerar todas sus necesidades de comunicación, ser claros sobre sus objetivos y planear en consecuencia. En LEADER puede haber objetivos complejos relacionados con la información que debe comunicarse sino también con el propio proceso de comunicación dentro del sistema. Es esencial que se produzca una buena comunicación entre la CE, las autoridades de gestión, los organismos de pago, las asociaciones GAL y los beneficiarios para desarrollar y sostener los enlaces y la confianza mutua de los que depende el valor añadido de LEADER. Si las distintas partes del sistema de entrega no comparten el entendimiento común, ¿cómo se puede estar seguro de quién es responsable de qué? ¿Cómo nos aseguramos de que hacemos lo adecuado y reducimos demoras o derrochamos esfuerzos?

El sistema de entrega es solo una parte de la ecuación; ¿Qué otros aspectos deben considerarse para planificar nuestras comunicaciones? Estas son algunas de las cuestiones a tener en cuenta, ¡usted debe pensar cuales son las respuestas!

• ¿Cómo pueden desarrollarse estrategias locales e involucrar a los agentes locales si los GAL no organizan y mantienen la comunicación con la gente local para identificar sus necesidades y oportunidades?
• ¿Cómo sabemos si funcionan si no preguntamos y escuchamos?
• Si los GAL no comparten como puede realizar un intercambio y aprender los unos de los otros, ¿Cómo pueden desarrollarse las redes y consolidarse el aprendizaje?
• Por último, si LEADER al completo no comunica lo que se logra más ampliamente ¿Cómo vamos a justificar los recursos y el compromiso necesarios?

Piense atentamente sobre sus objetivos la comunicación de los mismos, ¿Qué es lo que quiere compartir y por qué? Base su plan en estas premisas.

¿Qué necesitamos compartir y con quien necesitamos compartirlo?

Los principales participantes en las comunicaciones de LEADER incluyen la CE, las autoridades de gestión (ya sea individualmente o mediante un grupo de orientación de CLLD), los organismos de pago rural, las redes rurales nacionales, otros GAL (FEADER, EMFF etc.), los miembros de GAL, otras organizaciones de partes interesadas rurales, las comunidades rurales y el público en general. Todos estos participantes tienen sus propias necesidades de comunicación dentro de las estructuras de entrega y gobierno de LEADER. Lo que necesitamos comunicar estará definido en gran parte por el lugar y el papel en el sistema LEADER; necesitamos saber dar y recibir, el objetivo de nuestras comunicaciones y sus objetivos. Al pensar sobre lo que necesita comunicarse tenga en cuenta su audiencia, quienes son, que necesitan saber, ¿es la difusión de información, instrucciones, orientación o necesita comprometerlos en una comunicación de dos vías para obtener una respuesta? Esto influirá cómo y cuándo debe comunicar.

Los principales aspectos que con toda probabilidad necesitan comunicarse incluyen:

• Procedimientos y orientación para que los GAL desarrollen su EDL;
• Procedimientos operativos y orientación para los GAL;
• El GAL y su estrategia de desarrollo local;
• Detalles y métodos de contacto, procedimientos de comunicación y respuesta;
• Convocatoria de solicitudes y procedimientos para proyectos;
• Criterios, procesos y decisiones de selección;
• Proyectos, actividades y beneficiarios que reciben apoyo;
• Seguimiento, información y evaluación;
• Oportunidades de cooperación;
• Otras fuentes de apoyo.

Una estrategia común para mejorar las comunicaciones en el sistema de entrega es organizar reuniones habituales en las que los gestores de GAL, las autoridades de gestión y los organismos de pago puedan debatir y compartir sus experiencias y procesos para entenderse mejor entre sí y conocer sus distintos papeles. Este entendimiento común a su vez mejorará la estrategia hacia las comunicaciones.

En comunicaciones se dice “menos es más” y a menudo esto es cierto. Piense sobre el valor de lo que usted está comunicando al usuario final. Con las nuevas tecnologías tenemos una enorme capacidad de generar más tráfico, pero debemos tener en cuenta si esto hace que sea más fácil “compartir”.

En lugar de ser beneficioso, un mayor volumen de comunicación puede suponer una obstrucción o producir malentendidos al oscurecer el mensaje principal o su relevancia directa para las personas adecuadas. Tenga cuidado, piénselo bien, escoja bien su objetivo, no envíe mensajes o información a quienes no lo necesitan. ¿Se ha puesto en contacto con quienes necesitan tener información? No incluya a todos los contactos en e-mails ya que demasiado tráfico entorpece el mensaje. Asegúrese de que sus comunicaciones son relevantes para quienes reciben el mensaje  

¿Cuándo y cómo debemos comunicar?

Comprender cuales son las distintas necesidades de comunicación, lo que necesita compartir y con quién son partes fundamentales del proceso de planificación, pero para que la comunicación sea efectiva también hay que tener en cuenta cuándo y cómo comunicar. Las necesidades que forman la base de los objetivos de comunicación, qué y quién, en muchos aspectos definirán su estrategia y deben entender lo que significan al planear cuándo y cómo abordarlos.

Necesita comunicarse con distintas personas en distintos momentos en la programación de LEADER y el proceso de entrega. Como existen requisitos de comunicación muy distintos en las distintas etapas; quien necesita saber qué y cuándo es quizás el factor de planificación operativo más importante. Por lo tanto, puede ser útil pensar las sucesivas etapas y cuáles pueden ser las necesidades.

• La comunicación entre las autoridades de gestión a los GAL potenciales a la hora de poner en marcha el apoyo preparatorio necesita planificarse para permitir que esto suceda al principio del proceso y permitir a los GAL potenciales que se pongan en contacto con las personas adecuadas y las involucren en el proceso.
• La poner en marcha la labor de preparar la Estrategia de desarrollo local requerirá comunicación con los asociados, los organizaciones de partes interesadas, las autoridades de gestión y posiblemente las RRN. Poner en marcha este trabajo de EDL con toda seguridad requerirá consultar con grupos o individuos. ¿Necesita decidir cuándo y con cuánta frecuencia en el proceso consultará, cómo publicitará y cuánto tiempo es necesario para que todos participen?
• ¿Cómo comunicará los próximos pasos, por ejemplo, la EDL está aprobada y usted necesita involucrar a la gente en la implementación, publicitar el lanzamiento, etc.?
• Cuando comience la implementación, ¿cómo va a comunicar la información en las solicitudes, la orientación y las normas, procedimientos y criterios, reclamaciones y pagos?

Una de las principales reflexiones relacionadas con la oportunidad es pensar sobre si está asignando demasiado tiempo, si los receptores inmediatos necesitan comunicarse con otros, se necesita una respuesta o una interacción, cuánto tiempo se requerirá. El hecho de que se envíe un mensaje no significa que se produzca la comunicación, necesita ser recibido, procesado y posiblemente una respuesta, de modo que usted necesita tener todos estos aspectos en cuenta. La manera en la que comunica también tiene un efecto directo sobre el momento oportuno necesario para que se produzca una buena comunicación y vice versa.

Hoy en día existen tantos medios de comunicación que al planear como comunicar efectivamente debe pensar atentamente ¿qué es lo que está compartiendo y con quién? Tenga en cuenta cómo puede hacer esto de manera que sea útil y adecuada y como asegura que la información se entiende fácilmente y es utilizable. Lo que se comunica también surge un efecto directo sobre el método más adecuado. Utilice las herramientas adecuadas para la tarea, para aquellos a quienes se dirige, utilice el lenguaje adecuado para aquellos que participan si quiere que le entiendan, sea sencillo, piense en los mensajes que se reciben y en los que llevan a una acción. Por ejemplo, si un GAL quiere comunicar la eficacia de la manera de LEADER de hacer las cosas a una agencia de gestión u organismo de pago no se lo diga simplemente: porque no se lo muestra, organice una visita sobre el terreno para ellos, ¿déjelos que vean por sí mismos?

Sitios web, Twitter y Facebook son herramientas útiles pero en su lugar, por ejemplo, el e-mail no es una buena manera de actualizar orientación, los SMS son una buena manera de alertar a un grupo específico de usuarios, los Tweets son útiles para estimular el debate dentro de un grupo, pero no dé por sentado que tendrá un acceso universal. ¿Cómo se complementan estas herramientas? Con frecuencia LEADER es relativamente poco conocido, esta es una prioridad común para la mejora. Si quiere comunicar LEADER al público en general, los eventos y exposiciones itinerantes que presentan las buenas experiencias son efectivos para comunicar y crear la concienciación sobre los beneficios de LEADER.

Los GAL a menudo actúan aisladamente y no trabajan en red unos con otros y particularmente con otras partes interesadas de las redes rurales nacionales, no comunican bien lo que logran a su comunidad en general para desarrollar credibilidad y confiar en lo que pueden lograr. Las redes GAL nacionales comparten sus buenas prácticas y comunicar esto más ampliamente es una de las maneras en la que los beneficios de LEADER pueden demostrarse mejor y desarrollar un compromiso futuro.

El punto más importante es asegurarse de que la gente sabe cuáles son los métodos y las vías de comunicación, como se compartirá la información, evite asumir, sea específico.

¿Cómo sabremos si nuestras comunicaciones han tenido éxito?

La comunicación eficaz debe generar el efecto deseado y mantenerlo, con el potencial de aumentar el efecto del mensaje. Por lo tanto, la comunicación efectiva cumple el fin para el que se ha planeado y diseñado. Los propósitos posibles son provocar un cambio, generar acción, crear comprensión, informar o indagar. Cuando no se consigue el efecto deseado debemos preguntarnos por qué, para descubrir en qué manera la comunicación ha sido ineficaz y remediarlo. Esto significa que es importante verificar qué mensajes, incluso la respuesta, se han recibido y comprendido, ya que toda la comunicación es “compartir” y este es un proceso de dos vías.