Améliorer la mise en œuvre de LEADER au niveau du programme

2. Améliorer la communication au sein de LEADER

Importance

Que signifie «communiquer» et pourquoi est-il si important que la communication soit améliorée pour tous au sein de LEADER?

«Communiquer» vient du verbe latin «communicare» qui signifie «partager», c’est un processus actif. Ce processus de partage mène droit du cœur de LEADER et des liens qu’il cherche à construire et capitaliser, la communication LEADER efficace est beaucoup plus qu’un simple transfert d’informations. Les parties prenantes et les acteurs impliqués ont besoin de partager informations, connaissances, expériences, objectifs, tâches et ressources, et de comprendre qui est responsable de quoi.

Il y a tellement de personnes, communautés et organisations avec lesquelles nous devons «partager» de différentes façons et par le biais de différentes activités pour que LEADER délivre son potentiel maintenant et dans le futur. Les acteurs de LEADER le comprennent très bien mais identifient cependant fréquemment la communication interne dans la chaîne de prestation comme une zone ayant de réels besoins d’amélioration.

LEADER ne doit pas seulement considérer la communication interne comme devant être améliorée, la communication externe est également vitale. Si on ne communique pas avec la communauté rurale, comment va-t-on informer sur nos stratégies, nos idées de projets, notre engagement grandissant et notre participation renforcée? Bien communiquer avec la communauté au sens large et également essentiel pour donner de la valeur à LEADER, agrandir l’angle d’approche, fournir des ressources et obtenir le soutien public et politique.

Planning

Si nous allons tous communiquer plus efficacement, la première étape essentielle dans l’amélioration de la communication est l’identification des besoins en perfectionnement et en planning. Dans le planning de communication LEADER, les différents acteurs du système de prestation doivent comprendre le cadre politique et de prestation, comment s’y accorder, quelles informations ont-ils besoins d’y communiquer et quelles sont les priorités d’amélioration. Ceci inclut la communication interne au sein de la gouvernance multi-niveaux et la mise à disposition de structures et de communications externes aux autres acteurs. En développant ces plans, les principaux points à considérer sont:

• Que tentons-nous d’atteindre en communiquant, quels objectifs ?
• Que devons-nous communiquer ?
• A qui devons-nous communiquer ?
• Quand devons-nous communiquer ?
• Comment l’information doit-elle être communiquée, par exemple, construit sur ce que l’on fait, à travers une animation, etc. ?
• Comment saurons-nous si la communication a été efficace ?

A partir de cette analyse nous pouvons ensuite identifier où les améliorations les plus pertinentes pourront être faites pour renforcer le processus LEADER.

Objectifs

La CE, les Autorités de gestion, les Organismes payeurs et les GAL doivent tous identifier leurs besoins en communication, être clair et en accord sur leurs objectifs et leurs plans. Au sein de LEADER il peut y avoir des objectifs complexes relatifs à l’information pouvant être communiquée mais également au processus de communication lui-même au sein du système. Bien communiquer entre et au sein de la CE, des Autorités de gestion, des Organismes payeurs et des bénéficiaires et partenaires des GAL est essentiel dans le développement et la durabilité des liens et de la confiance mutuelle dont la valeur ajoutée de LEADER est tellement dépendante. Les différentes étapes du système de prestation partagent-elles une compréhension commune de la responsabilité de chacun? Comment assurer que nous faisons les choses correctement et que nous réduisons les délais et les efforts inutiles ?

Le système de prestation n’est qu’une seule partie de l’équation; quelles sont les autres variantes à prendre en considération dans le planning de nos communications? Voici quelques questions à prendre en compte, c’est à vous de réfléchir aux réponses!

• Comment les stratégies locales adéquates peuvent-elles être développées et les acteurs locaux engagés si les GAL n’animent et ne communiquent pas avec les populations locales en identifiant leurs besoins et opportunités?
• Comment savoir si elles fonctionnent si nous ne demandons pas ou si nous n’écoutons pas ?
• Si les GAL ne partagent pas, comment peuvent-ils échanger et apprendre des autres, comment les réseaux peuvent-ils être construits, et l’apprentissage renforcé ?
• Enfin, si LEADER dans son ensemble n’informe pas sur ce qui est fait à une échelle plus large, comment pourrons-nous justifier les ressources et les engagements requis?

Pensez attentivement à vos objectifs et la part de communication concernée, que voulez-vous partager et pourquoi? Elaborez votre plan sur ces bases.

De quoi et de qui avons-nous besoin pour communiquer ?

Les principaux acteurs qui seront impliqués dans la communication LEADER comprennent la CE, les Autorités de gestion (soit individuellement soit via un groupe directeur du CLLD), les Organismes payeurs ruraux, les Réseaux ruraux nationaux, les autres GAL (FEADER, EMFF, etc.), les membres des GAL, les autres organisations rurales de parties prenantes, les communautés rurales et le grand public. Tous ces acteurs ont leurs propres besoins en communication au sein des structures LEADER de prestation et de gouvernance. Ce qui doit être communiqué sera largement défini par la place et le rôle que chacun occupe dans le système LEADER; nous devons penser à donner et recevoir, et prendre en compte la cible de notre communication et ses objectifs. En pensant à ce qui doit être communiqué, considérez attentivement l’audience cible, qui sont-ils, que doivent-ils savoir, ont-il besoin de recevoir des informations, des instructions, une guidance, ou devez-vous les engager dans une communication à deux sens avec feedback? Cela va influencer sur votre façon et le moment de communiquer.

Les principaux sujets sur lesquels nous avons besoin de communiquer sont:

• Procédures et guides pour les GAL dans le développement de leur SDL ;
• Procédures opérationnelles et guides pour les GAL;
• Les GAL et leur Stratégie de développement local ;
• Contacts et méthodes, procédures de communication et de feedback ;
• Appels à projets : applications et procédures ;
• Sélection sur critères, processus et décisions;
• Projets, activités et bénéficiaires aidés ;
• Suivi, rapport et évaluation ;
• Opportunités de coopération ;
• Autres sources de soutien.

Une approche commune efficace pour améliorer la communication au sein du système de prestation est d’organiser des réunions régulières où les responsables des GAL, des AG et des OP peuvent discuter et partager leurs expériences et processus dans le but de mieux se comprendre et de connaître les rôles de chacun. Cette compréhension améliorée et partagée aura un impact positif sur l’approche de la communication.

En communication, le vieil adage «moins c’est plus» est souvent véridique. Pensez à la valeur de ce que vous communiquez à l’utilisateur final. Avec les nouvelles technologies, nous avons l’énorme capacité de générer plus de trafic mais nous devons nous demander si cela rend plus facile ou non le «partage»?

Loin d’être la meilleure solution, plus de communication peut être un blocage ou peut mener sur des incompréhensions en rendant flou le message d’origine ou sa pertinence directe sur les bonnes personnes. Attention, pensez-y, ciblez efficacement, n’envoyez pas de messages ou d’informations dont les personnes n’ont pas besoin. Avez-vous identifié les personnes ayant besoin de savoir? Evitez de copier tous les contacts dans des emails de masse. Assurez-vous que vos informations soient bien adaptées aux destinataires.

Quand et comment devons-nous communiquer ?

Comprendre quels sont les différents besoins en communication, que doit être partagé et avec qui, sont toutes les parties critiques du processus de planning mais si la communication doit être effective, la façon et le moment de communiquer doivent l’être tout autant. Les besoins qui renforcent les objectifs de votre communication, quoi et à qui, devront définir avec précision votre approche et vous devrez comprendre pourquoi ces besoins sont au planning, et comment et quand les traiter.

Vous aurez besoin de communiquer avec différentes personnes à différents moments du cycle de programmation LEADER. Etant donné qu’il existe des requis très distincts en communication et à différentes étapes; qui doit savoir quoi et quand est-il peut-être la meilleure considération opérationnelle du planning. De plus, il pourrait être utile de réfléchir au cours des différentes étapes successives et en quoi peuvent consister les besoins.

• Communication des AG aux potentiels GAL dans le lancement du support préparatoire des besoins à planifier pour permettre que cela arrive tôt dans le processus, et pour permettre aux potentiels GAL de contacter les bonnes personnes et les impliquer dans le processus.
• Lancer le travail pour préparer la Stratégie de développement local requiert une communication avec les partenaires, les organisations de parties prenantes, les AG et probablement les RRN. Mettre en œuvre ce travail de SDL impliquera forcément une consultation individuelle ou de groupe. Vous devez décider quand et à quelle fréquence vous devrez consulter, comment vous publierez ceci et combien de temps il sera nécessaire aux acteurs impliqués pour participer ?
• Comment communiquerez-vous les prochaines étapes, par exemple, la SDL est approuvée et vous devez impliquer les personnes dans la mise en œuvre, la publication du lancement, etc.?
• Passer à l’étape de la mise en œuvre quand vous allez communiquer les informations sur les applications, la guidance et les règles, les procédures et les critères, les plaints et les arrangements de paiements ?

L’une des principales considérations de timing à laquelle il faut penser est de savoir si vous accordez assez de temps, si les destinataires directs ont besoin de communiquer avec d’autres, quelle est la réponse ou l’interaction nécessaire, combien de temps cela va-t-il prendre? Un message envoyé ne représente pas forcément la communication, il doit être reçu; compris et si possible débriefé, vous devez prendre ceci en considération. La façon dont vous communiquez a également un effet direct sur le timing et le temps requis pour une bonne communication, et vice versa.

Il y a tellement de moyens de communication aujourd’hui que dans la planification de la manière de communiquer efficacement vous devez pensez attentivement à ce que vous voulez partager et avec qui. Considérez la manière dont vous pouvez le faire dans un sens utile et approprié, et comment vous pourrez assurer que l’information soit facilement comprise et utilisable. Ce qui sera communiqué va également avoir un effet sur la plus appropriée des méthodes. Utilisez les bons outils pour le bon travail, pour les personnes que vous ciblez, utilisez le bon langage avec les impliqués si vous voulez être compris, simplifiez le plus possible, pensez à la manière dont les messages seront reçus et assimilés. Par exemple, si un GAL veut communiquer sur l’efficacité de la manière dont LEADER coopère avec un AG ou OP, ne leur dites pas simplement, pourquoi ne pas leur montrer, leur organiser un voyage de terrain, les laisser voir par eux-mêmes? Les sites internet, Twitter et Facebook sont des outils utiles mais à leur place, par exemple les emails ne sont pas un bon moyen pour mettre à jour la guidance, les SMS sont une bonne manière d’alerter un groupe spécifique d’utilisateurs, les Tweets sont utiles pour stimuler une conversation au sein d’un groupe, mais n’assument pas un accès universel. Comment tous ses outils s’accordent-ils? Vous pouvez par exemple utiliser le SMS pour mettre à jour des nouveaux candidats enregistrés ou bien des changements de guidance sur le site web. LEADER est souvent relativement inconnu, ceci est une priorité commune d’amélioration. Si vous voulez communiquer sur LEADER vers les évènements grand public ou les visites de terrain, présenter des expériences réussies est efficace pour communiquer et accroître l’attention portée sur les bénéfices qu’apporte LEADER.

Les GAL agissent souvent dans l’isolement et sont très peu mis en réseau entre eux et particulièrement avec d’autres acteurs ruraux nationaux, il ne communique pas bien sur ce qu’ils réalisent pour la communauté et pour entretenir leur crédibilité et leur confiance dans le travail qu’ils mènent. Les réseaux nationaux des GAL partagent leurs meilleures pratiques et les communiquent plus largement, ceci est l’un des moyens par lesquels les bénéfices de LEADER peuvent être mieux prouvés et l’engagement futur construit.

Le point le plus important ici est d’assurer que les personnes savent ce que les méthodes et les chaînes de communications représentent, comment l’information pourra être partagée, éviter les suppositions, être précis.

Comment savoir si la communication a été efficace ?

Une communication efficace devrait générer l’effet désiré et le maintenir, avec le potentiel d’accroître l’effet du message. De plus, une communication efficace répond à l’objectif pour lequel elle a été planifiée ou décidée. Les objectifs possibles peuvent être: éveiller le changement, générer l’action, créer une compréhension, informer ou renseigner. Quand l’effet désiré n’est pas atteint nous devons comprendre pourquoi, découvrir comment la communication a pu être inefficace et y remédier. Cela signifie qu’il est important de vérifier ces messages, inclure un feedback a été reçu et compris: pour toute communication, «partager» est par définition un processus à deux sens minimum.