Mise en œuvre de la CTN
Organisation d’un partenariat de coopération
Ce que vous avez déjà fait à ce stade :
- Vous avez confirmé votre partenariat ;
- Vous avez officialisé le contenu et l’évolution du projet prévu dans une demande de financement pour une coopération transnationale, un mémorandum d’entente, etc. ; et
- Vous avez trouvé et rassemblé les ressources requises : humaines, techniques, financières, etc.
Identifier le coordinateur de projet
La bonne gestion des projets de coopération est essentielle pour leur succès et cet aspect relève du coordinateur de projet. L’une des structures de partenariat doit être clairement désignée comme étant le coordinateur global du projet. Dans le cadre de cette structure principale, une personne doit être globalement responsable de la mise en œuvre, de l’animation, du suivi et de la gestion du projet.
Différentes approches existent en matière de coordination des projets de CTN, à savoir :
- Un coordinateur de la CTN unique opérationnel tout au long de la durée de vie du projet. Il peut s’agir de l’un des partenaires, désigné par les autres, qui accepte d’être responsable de la gestion et de la coordination globales du programme de coopération;
- Un coordinateur de la coopération transnationale unique, qui relève de/est assisté par des groupes de direction nationaux (important pour les projets faisant intervenir un grand nombre de partenaires) ; ou
- Une coordination partagée/tournante. Les partenaires gèrent et coordonnent à tour de rôle différentes phases ou différents aspects du programme de coopération, en fonction d’éléments prédéfinis. Dans ce cas, une coordination efficace doit être assurée entre les différents coordinateurs. Cela peut permettre d’acquérir certaines compétences en termes de gestion et de coordination du projet de coopération, notamment pour les partenaires moins expérimentés.
Le choix de la méthode de coordination dépendra des capacités des partenaires sur le plan de leurs ressources pour les tâches de coordination (ressources humaines et financières) et des désirs des partenaires, ainsi que du type de projet.
La coordination de projet exige des compétences importantes !
Un « bon » coordinateur de coopération possèdera de préférence :
- Les connaissances linguistiques nécessaires pour lui permettre de communiquer directement avec les partenaires ;
- Une expérience préalable dans la gestion de projets de coordination ou dans la collaboration avec des partenaires externes ;
- De bonnes capacités de gestion de projet ; et
- De bonnes compétences en communication, en diplomatie et en négociation.
Mise en place du processus décisionnel
Les processus décisionnels doivent être clairement définis et décrits dans un document validé par l’ensemble des partenaires (dans le formulaire de candidature et dans l’accord de coopération) afin d’assurer la transparence et d’éviter tout malentendu. Ce document doit aussi évoquer les conditions juridiquement contraignantes pertinentes définies par l’autorité de gestion dans le cadre du financement du PDR.
Vous pouvez décider de constituer un comité décisionnel (comité exécutif) regroupant des représentants des différents partenaires, qui sera la structure décisionnelle de l’ensemble du projet. Les décisions peuvent alors être prises soit de manière informelle, soit par vote, sur la base de règles prédéfinies régissant la représentation. Cette solution convient à la fois aux systèmes à coordinateur unique et à ceux à coordination partagée ou tournante. Cependant, dans la mesure où elle suppose la création d’une autre structure, on préfèrera souvent la réserver aux partenariats plus complexes (ceux faisant intervenir un nombre plus élevé de partenaires).
