TNC planowanie
Przygotowanie projektu współpracy
Spotkanie z partnerami i uzgodnienie warunków współpracy
Na tym etapie przygotowywania projektu zdołano już:
- uświadomić i zmobilizować lokalne podmioty;
- zdefiniować strategię współpracy;
- zidentyfikować pomysły na współpracę i partnerów;
- sprecyzować koncepcję współpracy; oraz
- zidentyfikować potencjalnych partnerów.
Przygotowanie i organizacja wizyty u partnera
Aby zwiększyć szanse powodzenia, pierwsze spotkanie z partnerem należy dokładnie przygotować. Rzecz jasna, jedno spotkanie może nie wystarczyć..
Przed spotkaniem:
- Przeprowadź z partnerem prace wstępne: przekaż im informacje o sytuacji w regionie i stojących przed nim wyzwaniach oraz przedstaw zarys projektu współpracy (nakreśl swoją wizję, sprawdzić, jak projekt wyobrażają sobie partnerzy i co można zdziałać razem). Wymień dokumentację dotyczącą regionów i projektów naszych partnerów (czasem niezbędne może być tłumaczenie);
- Wymień z partnerami opinie na temat programu spotkania/wizyty; uzgodnij język roboczy. Pierwsze spotkanie to niezwykle ważny moment, dlatego najlepiej, aby wszyscy posługiwali się tym samym językiem. W innym wypadku należy zatrudnić tłumacza. Tłumacze są bardzo użyteczni — dzięki nim członkowie LGD mogą skupić się na projekcie, zamiast myśleć o tłumaczeniu;
- Zmobilizuj lokalne podmioty do udziału w spotkaniu;
- Ustal skład delegacji. Najlepiej, aby w skład zespołu wchodził szef LGD, przedstawiciel zespołu technicznego LGD, osoba promującą projekt, wybrani przedstawiciele LGD oraz prawdopodobni partnerzy finansowi;
- Wyznacz moderatora oraz osobę, która sporządzi raport ze spotkania;
- Przygotuj prezentację na temat sytuacji własnego regionu, wyzwań przed nim stojących oraz potencjalnej wartości dodanej płynącej dla niego z danego projektu współpracy. Odbiorcy często wolą filmy wideo od prezentacji w programie PowerPoint (zobacz wzór opisu regionu; Przykład prezentacji projektu)
- Przygotowuj upominki, na przykład w formie produktów lokalnych, aby podziękować partnerom.
Podczas spotkania:
- Wszyscy uczestnicy powinni się przedstawić;
- Każdy z partnerów prezentuje swój region, strukturę, organizację administracyjną itp. Omawiane są cele współpracy dla poszczególnych partnerów oraz cele wspólne — czego każdy z partnerów oczekuje po projekcie współpracy;
- Ustala się role i uzgadnia obowiązki poszczególnych partnerów (w tym „partnera wiodącego”), budżet, jak również kolejne kroki.
Po spotkaniu:
- Należy szybko przygotować wstępny raport ze spotkania/wizyty i wysłać go partnerom z prośbą o uwagi i ocenę; oraz
- Zaplanować stworzenie raportu dla lokalnych podmiotów w naszym regionie, aby poinformować je o (potencjalnych) partnerach.
Przygotowanie i organizacja wizyty partnera
Jeżeli tym razem to Ty masz być gospodarzem, oprócz zastosowania się do powyższych wskazówek, należy zaplanować również dodatkowe działania:
- Zaproponuj program, który przed spotkaniem powinien zostać zaakceptowany przez wszystkich partnerów;
- Zorganizuj wycieczkę z przewodnikiem po regionie i wizyty studyjne, aby partnerzy mogli łatwiej zrozumieć cechy typowe dla Twojego regionu i stojące przed nim wyzwania; oraz
- Zmobilizuj lokalne podmioty (w tym przedstawicieli władz lokalnych) i zaangażuj je w proces współpracy. Działania w ramach partnerstwa prototypowego: wizyta studyjna
Potwierdzenie partnerstwa
Jest to bardzo istotne, aby pierwsze spotkanie/wizyta zakończyły się potwierdzeniem partnerstwa.
Przygotowanie raportu to dobry sposób na to, aby sprawdzić czy partnerstwo jest w stanie zacząć podejmować pierwsze decyzje.
Porozumienia o partnerstwie rzadko podpisywane są podczas pierwszej wizyty. Aby upewnić się, że wszyscy są świadomi, co oznacza uczestnictwo w projekcie, warto przygotować i podpisać list intencyjny, w którym partnerzy przedstawią swoje zamiary i cele. Pomimo, że taki list intencyjny nie jest wiążący, to poprzez określenie na piśmie zamierzonych działań, pozwala stwierdzić, czy partnerzy podchodzą do projektu w sposób biznesowy.
List intencyjny powinien zawierać nazwy partnerów współpracy, roboczy tytuł projektu, planowany zakres działalności i krótki opis celów projektu. Jego kopia powinna zostać dostarczona każdemu w partnerów projektu. Zobacz wzór listu intencyjnego o utworzeniu projektu współpracy międzynarodowej.
Bardziej kompleksowe porozumienia o partnerstwie mogą zostać zapisane w formie memorandum. Memorandum pozwala sformalizować i sprecyzować najważniejsze uzgodnienia. Memorandum nie jest zazwyczaj prawnie wiążącą umową, ale pozwala ustalić takie kwestie jak: kto będzie partnerem przewodniczącym, kto będzie koordynował pisanie propozycji współpracy bądź wniosku o dofinansowanie itp.
