Planification de la CTN
Préparer un projet de coopération
Rencontrer votre (vos) partenaire(s) et vous décider de coopérer
Ce que vous avez déjà fait à ce stade :
- Vous avez informé et regroupé vos parties prenantes locales ;
- Vous avez défini votre stratégie de coopération ;
- Vous avez identifié vos idées et vos partenaires de coopération ;
- Vous avez votre/vos idée(s) de coopération ; et
- Vous avez identifié votre/vos partenaire(s) potentiel(s).
Préparer et organiser une visite chez votre partenaire
La première rencontre avec votre partenaire doit être soigneusement préparée afin d’augmenter vos chances de réussite. Bien sûr des rencontres ultérieures s’avèrent parfois nécessaires ...
Avant la rencontre :
- Effectuez des travaux préliminaires structurés avec votre/vos partenaire(s), partagez des informations sur la situation et les problèmes de votre région, sur les grandes lignes de votre projet de coopération (précisez ce que vous imaginez, confirmez ce que vos partenaires imaginent et ce que vous pourriez faire ensemble). Il peut être intéressant d’échanger des documents sur les domaines et les projets des partenaires (ces documents doivent parfois être traduits) ;
- Échangez vos points de vue avec le(s) partenaire(s) sur le programme de la rencontre/visite ; Adoptez une langue de travail commune. La première réunion est un moment crucial et dans l’idéal, tout le monde devrait parler la même langue de travail. Si ce n’est pas le cas, prévoyez un service d’interprétation. Les interprètes sont très utiles et permettent aux membres des GAL de se concentrer sur le projet plutôt que de penser aux traductions ;
- Invitez les acteurs locaux à participer à cette réunion ;
- Décidez de la composition de votre délégation. « L’équipe » idéale comprend le gestionnaire du GAL, un représentant de l’équipe technique du GAL, le promoteur du projet, les représentants élus du GAL et les partenaires financiers éventuels ;
- Identifiez un modérateur pour la/les réunion(s) et une personne qui va préparer le rapport des réunions ;
- Préparez une présentation du contexte de votre territoire, de ses difficultés et de la valeur ajoutée potentielle du projet de coopération pour votre territoire. Les vidéos sont parfois plus intéressantes que les présentations PowerPoint (consultez le modèle de présentation de territoire; et l’exemple de présentation de projet.
- Prévoyez des cadeaux, comme des produits locaux, pour remercier votre/vos partenaire(s).
Pendant la rencontre :
- Tous les participants se présentent ;
- Présentation de chaque partenaire – territoire, structure, organisation administrative, etc. ;
- Discussion sur les objectifs de coopération individuels et communs des différents partenaires – ce que chacun attend du projet de coopération ; et
- Définition des différentes fonctions et des responsabilités entre les partenaires (y compris le « partenaire principal »), du budget et des prochaines étapes.
Après la rencontre :
- Préparez rapidement un projet de rapport sur la/les réunion(s)/visite(s) Envoyez-le aux partenaires en vue d’obtenir leurs commentaires et leur approbation ; et
- Prévoyez un rapport pour les acteurs locaux du projet dans votre région, afin de les informer au sujet de leurs partenaires (potentiels).
Préparer et organiser la visite chez votre (vos) partenaire(s)
Outre les conseils mentionnés plus haut, si c’est à votre tour d’accueillir votre/vos partenaire(s), prévoyez des actions spécifiques :
- Proposez un programme à approuver par l’ensemble des partenaires avant la réunion ;
- Organisez une visite guidée du territoire et des visites d’étude pour aider votre/vos partenaire(s) à comprendre les caractéristiques et les problèmes de votre territoire ; et
- Mobilisez les acteurs locaux (y compris les représentants élus) et associez-les à la dynamique de la coopération. Activité de partenariat prototype : visite d’étude
Confirmer le partenariat
Il est important de conclure cette étape au terme de la première réunion/visite.
La préparation d’un rapport est un bon moyen de confirmer si le partenariat est capable de prendre ses premières décisions.
Les accords de coopération sont rarement signés dès la première rencontre. Afin de s’assurer que chacun est conscient de ce que le projet implique, il est logique pour les partenaires d'élaborer et de signer une lettre d'intention dans laquelle ils soulignent leurs intentions et leurs objectifs. Alors que la lettre est non contraignante, il est profitable de documenter les activités de projet de coopération prévues aussi tôt que possible car cela prouve à l’autorité d’homologation que les partenaires sont sérieux.
La lettre d’intention doit contenir les noms des partenaires de coopération, un titre de travail pour le projet, les régions d’activités prévues, ainsi qu’une courte description des objectifs du projet. Une copie doit être fournie à chaque partenaire du projet. Consultez le modèle de lettre d’intention pour établir un projet de CTN
Des accards de partenariat plus complexes peuvent être exposés dans un mémorandum d’entente. Les mémorandums d’entente sont souvent produits pour formaliser et préciser les décisions importantes. Les mémorandums d’entente ne sont normalement pas des accords juridiquement contraignants, mais ils établissent des questions telles que : qui sera le partenaire principal, qui va coordonner la rédaction de la proposition et/ou la préparation de la demande de financement, etc.
