TNC wdrażanie
Zakładanie partnerstwa dla współpracy
Na tym etapie przygotowywania projektu zdołano już:
- potwierdzić partnerstwo;
- sformalizować treść i kształt przewidywanego projektu we wniosku o dofinansowanie współpracy międzynarodowej, memorandum itp.; oraz
- wyszukać i zgromadzić niezbędne zasoby: ludzkie, techniczne, finansowe itp
Wyznaczanie koordynatora projektu
Skuteczne zarządzanie projektem współpracy jest warunkiem koniecznym jego powodzenia, a odpowiedzialnym za nie jest koordynator projektu. Jednej z jednostek należących do partnerstwa należy wyraźnie przypisać funkcję koordynatora całego projektu. W ramach tej jednostki należy wyznaczyć osobę, która będzie czuwać nad procesem wdrażania, pobudzania do działania, monitorowania i zarządzania projektem.
Istnieją różne podejścia do procesu koordynowania projektem współpracy międzynarodowej. Na przykład:
- Jeden koordynator projektu przez cały czas trwania projektu. Osobą tą może być jeden z partnerów wybrany przez innych, który przyjmuje na siebie odpowiedzialność za ogólne zarządzanie i koordynację prac w ramach programu;
- Jeden koordynator projektu wspierany przez krajowe grupy zarządzające i im sprawozdający (istotne przy projektach z dużą liczbą partnerów); lub
- Koordynacja wspólna/rotacyjna. W tym przypadku, partnerzy na zmianę przejmują zarządzanie i koordynują różne fazy i aspekty prac w ramach programu zgodnie z ustalonymi wcześniej wytycznymi. Niezbędna jest wtedy dobra koordynacja działań pomiędzy poszczególnymi koordynatorami. Ta opcja umożliwia mniej doświadczonym partnerom pozyskanie umiejętności w dziedzinie zarządzania projektami współpracy i ich koordynacji.
Wybór sposobu koordynowania projektu zależy od możliwości partnerów, tzn. zasobów (ludzkich i finansowych), które mogą oni przeznaczyć na zadania koordynacyjne, a także od woli partnerów oraz od rodzaju projektu.
Koordynowanie projektu wymaga istotnych umiejętności! (zobacz przykład z Austrii)
Dobry koordynator powinien posiadać:
- umiejętności językowe, umożliwiające bezpośredni kontakt z partnerami;
- doświadczenie w zarządzaniu projektami współpracy, albo pracował wcześniej z partnerami zewnętrznymi;
- dobre umiejętności zarządzania projektami; oraz
- dobre umiejętności komunikacyjne, dyplomatyczne oraz negocjacyjne.
Stworzenie procedur procesu podejmowania decyzji
Proces podejmowania decyzji powinien być jasno określony i opisany w dokumencie zaakceptowanym przez wszystkich partnerów (we wniosku oraz w porozumieniu o partnerstwie), co zapewni jego przejrzystość i pozwoli uniknąć nieporozumień. Ten dokument powinien również odnosić się do wiążących prawnie warunków ustalonych przez odpowiedni organ zarządzający w nawiązaniu do finansowania Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich.
Dobrym rozwiązaniem jest powołanie komitetu decyzyjnego (komitetu wykonawczego), w skład którego wchodzą przedstawiciele poszczególnych partnerów i który jest jednostką w strukturze projektu odpowiedzialną za podejmowanie decyzji. Decyzje mogą być wtedy podejmowane nieformalnie lub przez głosowanie w oparciu o wcześniej ustalone przez reprezentantów reguły. Takie rozwiązanie jest spójne zarówno z przyjętym model jednoosobowej koordynacji, jak i modelem koordynacji dzielonej lub rotującej. Jednak, ponieważ to rozwiązanie implikuje utworzenie kolejnej jednostki w strukturze, powinno być ono stosowane w bardziej złożonych partnerstwach (tj. tych o większej liczbie partnerów)
