Mise en œuvre de la CTN

Animer un partenariat de coopération

Les activités « d’animation » consistent à impliquer et garder impliqués les partenaires dans les phases de mise en œuvre du projet.

L’animation doit être minutieusement programmée et couvrir toutes les tâches du projet. Les fonctions d’animation sont souvent attribuées aux coordinateurs de projet, mais des experts externes peuvent aussi être engagés pour animer les projets. Dans ce cas, la personne concernée doit être capable de gérer les projets de coopération et avoir de l’expérience dans les approches multiculturelles et dans la modération des relations entre les partenaires.

En ce qui concerne l’animation du contenu du projet, il est utile de constituer des groupes de travail responsables de volets définis de la mise en œuvre du projet. Il peut être utile (et plus pratique) d’attribuer la responsabilité de chaque groupe de travail aux différents partenaires.

Ces groupes de travail doivent agir en étroite collaboration avec le coordinateur global, qui sera chargé de recueillir leurs impressions et de diffuser les informations sur les progrès des groupes de travail pendant toute la durée du partenariat.

Certains outils et certaines méthodes peuvent vous aider en matière d’animation. Chacun de ces points est présenté en détail ci-dessous.

Préparez une feuille de route pour le projet de coopération ...

Il convient de définir et de valider un programme de travail commun, souvent appelé « feuille de route ». Ce contenu peut contribuer à assurer la mise en œuvre correcte des actions du projet et faciliter la relation entre les partenaires. Les coordinateurs doivent considérer ce programme d’activités comme un moyen essentiel d’effectuer le suivi de la progression du projet et des réalisations. Il peut aussi servir à identifier les actions qui ne suivent pas le rythme et à encourager les partenaires à corriger ce retard.

La feuille de route doit déterminer :

• les différentes composantes et étapes du projet de coopération ;
• les actions à mettre en œuvre pour chaque étape ; et
• les partenaires, objectifs et indicateurs responsables pour chaque étape.

La préparation de la feuille de route à un stade précoce permet d’assurer une certaine flexibilité, en ne programmant que les grandes étapes et non chacune des étapes secondaires composant ces grandes étapes.

La feuille de route sera adaptée, le cas échéant, aux nouvelles réalités apparaissant durant la phase de mise en œuvre. Les conséquences de chaque modification seront bien identifiées. Les modifications seront le plus limitées possible afin de permettre à la feuille de route d’assumer ses fonctions de suivi.

Voir un modèle de feuille de route

Organisez des réunions, des visites et des échanges ...

La mise en œuvre d’un projet de coopération faisant intervenir des partenaires géographiquement éloignés, qui ne peuvent communiquer que par courrier électronique ou par téléphone, n’est pas une tâche facile.

Pour que la coopération soit « réelle » et conduise à un échange de qualité et à des résultats tangibles, il est important de prévoir des réunions.

Le contact direct est en effet essentiel pour faciliter la bonne mise en œuvre du projet et multiplier les possibilités d’apprentissage mutuel.

Ces réunions peuvent être régulières et brèves ou moins fréquentes mais plus longues. Tout dépendra des questions à examiner, de la distance entre les partenaires, des connaissances qu’ils possèdent et du nombre de partenaires.

Quel que soit le type de réunion prévu (visites d’étude, séminaires, programmes d’échange, etc.), il faudra, pour chaque réunion programmée :

• Bien préparer la réunion afin qu’elle soit le plus efficace possible ;
• Indiquer clairement ce que chaque partenaire devra financer pendant et après la réunion (y compris en termes d’hébergement et de repas) ;
• Prévoir ce que doit faire chaque partenaire avant la réunion, et ce que chacun doit apporter à la réunion ;
• Définir un ordre du jour précis, accepté par tous les participants ;
• Prévoir qu’un procès-verbal complet va devoir être rédigé et distribué à tous les participants en vue de leur accord ;
• Prévoir les problèmes de langue susceptibles d’apparaître et prévoir un service d’interprétation professionnel le cas échéant ; et
• Conclure la réunion par un bref résumé de ce qui a été dit et, surtout, des engagements qui ont été pris par chaque participant (qui fait quoi et pour quelle date !).

Organisez la communication entre partenaires

Parallèlement aux réunions et à la signature de documents, il est important de veiller à ce que les partenaires soient en contact régulier, notamment afin de comprendre les progrès dans différents domaines et le rapport entre ces progrès et leur propre travail. La communication est également essentielle pour faciliter la gestion, le suivi, la notification et l’administration du projet.

Comment communiquer à distance avec les partenaires ?

Exemples d’outils de communication

Un plan de communication commun doit être approuvé durant les phases de planification du projet. Cela permet de définir un cadre pour des conférences téléphoniques régulières, des échanges de courrier électronique, des réactions à propos des actions menées localement dans les différentes régions, des dates limites pour la présentation des rapports, etc.

Les problèmes linguistiques peuvent limiter ces échanges réguliers. Ce problème doit être prévu et peut être résolu en faisant appel à des services de traduction et d’interprétation ou, pour les projets à long terme, en envisageant des formations en langues afin d’améliorer le savoir-faire technique du personnel concerné. Tous les documents importants doivent être traduits dans la mesure du possible.

Prenez en compte les aspects culturels du projet, de chaque partenaire ...

On peut progresser de façon bénéfique en considérant la diversité culturelle comme un atout du projet et en en faisant un moteur de créativité afin de stimuler différentes idées.

On peut transformer les problèmes en opportunités en prônant un dialogue ouvert aux différents points de vue sur des obstacles communs.

Assurez l’engagement continu des partenaires envers le projet de coopération

Tous les partenaires doivent s’intéresser au projet et rester déterminés à y participer, tel que l’accord de coopération l’établit. À côté de cet engagement « obligatoire », il convient de faire du projet un partenariat dynamique afin que tous les participants se sentent parties prenantes du projet, s’y sentent attachés, et ressentent ses contributions et ses avantages. Cela peut se faire au moyen d’actions de communication programmées, comme l’organisation de manifestations informelles et la mise au point de documents de communication communs.

Les actions qui contribuent à alléger les fardeaux potentiels du partenariat sont aussi de bons moyens d’encourager une plus grande participation. La définition de modes de fonctionnement standardisés et la production de recommandations connexes (comme des manuels et des modèles de rapports) contribuent à réduire les malentendus, les conflits et les difficultés potentiels.

La participation continue des acteurs locaux contribue à assurer le lien entre le projet de coopération et les activités réalisées au plan local. Cela passe par une communication régulière avec les acteurs locaux au sujet de la progression du projet, y compris les résultats des réunions et des différentes phases de projet, etc.

Le groupe de réflexion sur la coopération locale (hyperlien vers le texte sur les groupes de réflexion dans la section sur l’organisation d’un projet de la planification CTN) établi lors des premières phases de la définition de la stratégie de coopération peut faire office de comité de suivi de la coopération. Si l’on opte pour cette approche, le comité doit recevoir des rapports réguliers sur l’évolution des différents éléments du projet.

Les membres du groupe de réflexion/comité peuvent aussi être invités à participer à certaines des réunions du projet et autres visites afin d’offrir un point de vue extérieur et de s’exprimer au sujet des activités mises en œuvre. Ces impressions complémentaires peuvent être extrêmement bénéfiques pour toutes les parties concernées.

Souvenez-vous ...

• Ne partez pas du principe que toutes les questions sont bien comprises par tous les partenaires avant qu’elles n’aient été examinées de manière approfondie. Il est par conséquent parfois préférable de dire les choses deux fois plutôt que pas du tout !
• Le partenariat peut évoluer pendant la phase de mise en œuvre. Tenez donc compte de ces évolutions (augmentation ou diminution du nombre de partenaires) et définissez d’emblée les règles relatives à ces évolutions.
• Lorsque les partenariats fondés sur la coopération font intervenir un grand nombre de structures, il peut s’avérer utile de programmer plusieurs réunions plus petites plutôt qu’une grande. Ce qui n’enlève rien au fait que l’ensemble des partenaires doivent se réunir de temps en temps.