Pianificare la CTN
Preparare un progetto di cooperazione
Organizzare la riunione con i partner e accordarsi sulla cooperazione
Ciò che è stato realizzato sino a questo punto:
- sono state sensibilizzate e mobilitate le parti interessate a livello locale;
- è stata definita una strategia di cooperazione;
- le idee e i partner di cooperazione sono stati identificati;
- sono state definite la o le proprie idee di cooperazione;
- sono state individuati il o i potenziali partner.
Preparare e organizzare una visita presso il partner
Per ottimizzare le possibilità di successo, il primo incontro con il partner deve essere preparato con cura. Ovviamente potrebbero essere necessari ulteriori incontri.
Prima dell’incontro:
- Effettuare un lavoro preliminare strutturato con i partner interessati: condividere informazioni sulla situazione e le sfide della propria area, nonché sul profilo del progetto di cooperazione (chiarire cosa ci si prefigura, cosa si prefigurano i partner e cosa si potrebbe fare insieme). Potrebbe essere utile uno scambio di documentazione sulle aree e i progetti dei partner (talvolta può essere necessario provvedere alla traduzione di tale documentazione);
- confrontarsi con i partner sul programma dell’incontro/visita; concordare una lingua procedurale. Questo primo incontro è un momento fondamentale e idealmente tutti i partecipanti dovrebbero parlare la stessa lingua di lavoro. In caso contrario, occorre prevedere un servizio di interpretariato; l’impiego di interpreti è molto utile e consente al personale del GAL di concentrarsi sul progetto, invece di pensare alla traduzione;
- mobilitare le parti interessate locali invitandole alla riunione;
- decidere la composizione della propria delegazione. Il “team” ideale dovrebbe includere il direttore del GAL, un rappresentante dell’equipe tecnica del gruppo di azione locale, il promotore del progetto, rappresentanti eletti del GAL e potenziali partner finanziari;
- designare un moderatore ed un addetto che provvederà alla stesura della relazione degli incontri;
- preparare una presentazione per illustrare il proprio contesto territoriale, le relative sfide e il potenziale valore aggiunto del progetto di cooperazione per il proprio territorio; a tal fine, i filmati possono risultare più interessanti delle presentazioni in PowerPoint (a tale proposito si vedano Modello per la descrizione del proprio territorio ; Esempio di una presentazione di progetto
- prevedere dei regali, ad esempio prodotti locali, da offrire ai partner in segno di ringraziamento
Durante l’incontro:
- presentazione di tutti i partecipanti;
- presentazione di ciascun partner (territorio, struttura, organizzazione amministrativa, ecc.); dibattito sugli obiettivi individuali e comuni della cooperazione, nell’ambito del quale ciascun partner esprime le proprie aspettative rispetto al progetto di cooperazione;
- definizione dei diversi ruoli, ripartizione delle responsabilità tra i partner (incluso il “partner capofila”) e accordo sul bilancio e le fasi successive.
Dopo l’incontro:
- preparare subito una bozza di relazione degli incontri o della visita e inviarla ai partner per osservazioni e convalida;
- prevedere una relazione per le parti interessate presenti nel proprio territorio per informarle sui (potenziali) partner.
Preparare e organizzare una visita dei partner
Se si riceve a propria volta la visita dei partner, oltre a seguire le indicazioni di cui sopra sarà necessario pianificare una serie di azioni specifiche:
- proporre un programma da concordare con tutti i partner prima dell’incontro;
- organizzare un tour guidato nell’area e visite di studio, al fine di far comprendere ai partner le caratteristiche e le sfide del proprio territorio;
- mobilitare le parti locali interessate (inclusi i rappresentanti eletti) e coinvolgerle nelle dinamiche della cooperazione Attività dei partenariati "prototipo": visita di studio
Confermare il partenariato
È importante concludere questa fase al termine dell’incontro/visita iniziale.
La preparazione di una relazione rappresenta uno strumento utile per confermare se il partenariato è in grado o meno di adottare le prime decisioni.
Raramente un accordo di cooperazione viene sottoscritto nel corso del primo incontro. Per assicurarsi che tutti abbiano correttamente compreso le implicazioni del progetto è opportuno che i partner redigano e sottoscrivano una Lettera di intenti in cui ciascuno ribadisce le proprie intenzioni e i propri obiettivi. Sebbene non si tratti di un documento vincolante, conviene documentare quanto prima le attività del progetto di cooperazione previste, così da dimostrare all’autorità competente la serietà dei partner.
Nella lettera di intenti dovrebbero figurare i nominativi dei partner, un titolo provvisorio del progetto, le aree di attività previste e una descrizione sintetica degli obiettivi del progetto. Ogni partner dovrà ricevere una copia di tale documento. Per istituire un progetto di cooperazione transnazionale si veda il Modello di lettera di intenti
Gli accordi di partenariato più complessi possono essere definiti in un protocollo di intesa. I protocolli di intesa sono sovente prodotti per formalizzare e esplicitare accordi importanti. Generalmente i protocolli di intesa non sono documenti giuridicamente vincolanti, ma chiariscono aspetti quali: chi sarà il partner capofila; chi coordinerà la stesura della proposta e/o la preparazione della richiesta di finanziamento, ecc.
