TNC-Planung
Vorbereitung eines Kooperationsprojekts
Treffen der Partner und Vereinbaren einer Kooperation
Was Sie zu diesem Zeitpunkt bereits erreicht haben:
- Sie haben die Aufmerksamkeit Ihrer lokalen Interessengruppen gewonnen.
- Sie haben Ihre Kooperationsstrategie festgelegt.
- Sie haben Ihre Kooperationsideen festgelegt und Partner ermittelt.
- Sie haben Ihre Kooperationsideen ausgearbeitet.
- Sie haben Ihre potenziellen Partner ermittelt.
Vorbereitung und Organisation eines Besuchs bei Ihrem Partner
Das erste Treffen mit Ihrem Partner sollte sorgfältig vorbereitet werden, damit die gewünschten Ergebnisse tatsächlich erzielt werden können. Selbstverständlich können weitere Treffen notwendig sein...
Vor dem Treffen:
- Treffen Sie Vorbereitungen mit den Partnern: Leiten Sie Informationen über die Situation und die Herausforderungen in Ihrer Region sowie Details zu Ihrem Kooperationsprojekt weiter (erläutern Sie eigene Vorstellungen, ermitteln Sie Vorstellungen der Partner und loten Sie Möglichkeiten der Zusammenarbeit aus). Es kann von Nutzen sein, Dokumentationen über die Regionen und die Projekte der Partner auszutauschen (in einigen Fällen sind Übersetzungen erforderlich).
- Tauschen Sie Meinungen zum Programm des Treffens/Besuchs mit den Partnern aus. Vereinbaren Sie eine gemeinsame Arbeitssprache. Das erste Treffen ist äußerst wichtig, die Vereinbarung einer gemeinsamen Arbeitssprache kann für den reibungslosen Verlauf des Treffens sehr von Vorteil sein. Kann keine gemeinsame Arbeitssprache vereinbart werden, sind Dolmetscher hinzuzuziehen. Der Einsatz von Dolmetschern lohnt, da die LAG-Mitarbeiter in diesem Fall ihre volle Konzentration dem Projekt schenken können.
- Mobilisieren Sie lokale Interessengruppen für eine Teilnahme an dem Treffen.
- Stellen Sie Ihre Delegation zusammen. Dem idealen „Team“ sollten der LAG-Leiter, Vertreter des technischen Teams der LAG, der Projektträger, von der LAG ernannte Vertreter und potenzielle Finanzpartner angehören.
- Ernennen Sie einen Moderator für das bzw. die Treffen sowie eine Person, die für das Erstellen des Protokolls verantwortlich ist.
- Bereiten Sie eine Präsentation mit Hintergrundinformationen zu Ihrer Region vor, in der anstehende Herausforderungen und die mögliche Wertschöpfung durch das Kooperationsprojekt für Ihre Region thematisiert werden. Videos können hierbei wirkungsvoller als PowerPoint-Präsentationen sein. (siehe Vorlage zur Beschreibung Ihrer Region; Beispiel einer Projektpräsentation);
- Bedanken Sie sich mit Geschenken – wie etwa lokalen Produkten – bei Ihren Partnern.
Während des Treffens:
- Sämtliche Teilnehmer stellen sich zunächst selbst vor.
- Präsentationen der Partner zur Region, Struktur und administrativen Organisation usw.
- Erörterung der individuellen und gemeinsamen Kooperationsziele je Partner – was erwartet jeder einzelne Partner von dem Kooperationsprojekt
- Legen Sie die Zuständigkeiten der einzelnen Partner (einschließlich des „leitenden Partners“), das Budget und die nächsten Schritte fest.
Nach dem Treffen:
- Erstellen Sie umgehend einen Protokollentwurf zum Treffen/Besuch. Schicken Sie diesen an die Partner und bitten Sie um Kommentare sowie eine Bestätigung.
- Erarbeiten Sie einen Bericht für die lokalen Interessengruppen des Projekts in Ihrer Region, um diese über die (potenziellen) Partner zu informieren.
Vorbereitung und Organisation eines Besuchs Ihrer Partner
Neben den oben aufgeführten Empfehlungen sind bei einem Besuch der Partner bei Ihnen folgende Maßnahmen zu ergreifen:
- Schlagen Sie ein Programm vor, dem alle Partner vor dem Treffen zustimmen sollten.
- Organisieren Sie eine Führung sowie Besichtigungen, um Ihren Partnern die Region und die Herausforderungen in Ihrer Region näher zu bringen.
- Mobilisieren Sie lokale Interessengruppen (einschließlich ausgewählter Vertreter) und beziehen Sie diese in die Gespräche ein. Prototypische Partnerschaftsaktivitäten: Studienbesuch
Bestätigung der Partnerschaft
Es ist wichtig, diese Etappe zum Ende des ersten Treffens/Besuchs abzuschließen.
Im Zuge der Erstellung eines Berichts kann etwa bestätigt werden, ob der Zeitpunkt für die ersten Entscheidungen im Rahmen der Partnerschaft gekommen ist.
Kooperationsvereinbarungen werden in der Regel nicht beim ersten Treffen unterzeichnet. Um sicherzustellen, dass sich alle Beteiligten darüber im Klaren sind, was das Projekt mit sich bringt, ist es sinnvoll, wenn die Partner eine Absichtserklärung (Letter of Intent), in der ihre Absichten und Ziele enthalten sind, aufsetzen und unterzeichnen. Diese Erklärung ist rechtlich nicht verbindlich, es zahlt sich jedoch aus, die beabsichtigten Projektaktivitäten so früh wie möglich zu dokumentieren, denn damit können die Partner den Behörden, deren Genehmigung erforderlich ist, zeigen, dass sie es ernst meinen.
Die Absichtserklärung sollte die Namen der Kooperationspartner, einen Arbeitstitel für das Projekt, die Bereiche, in denen die Aktivitäten geplant sind sowie eine kurze Beschreibung der Projektziele enthalten. Jeder Projektpartner sollte eine Kopie dieser Absichtserklärung erhalten. Vorlage einer Absichtserklärung für ein TNC-Projekt.
Komplexere Partnerschaftsvereinbarungen können in Form einer umfassenderen Absichtserklärung (Memorandum of Understanding, MoU) aufgesetzt werden, um wichtige Regelungen und Vorhaben festzuschreiben. Diese Erklärungen sind in der Regel zwar rechtlich nicht verbindlich, dennoch wird hierin etwa festgelegt, wer der leitende Partner ist oder wer für die Koordinierung der Antragsstellung und/oder die Erstellung des Förderantrags zuständig ist usw.
