Attuare la CTN
Organizzare un partenariato di cooperazione
Ciò che è stato realizzato sino a questo punto:
- il partenariato è stato confermato;
- il contenuto e lo sviluppo del progetto previsto sono stati formalizzati in una richiesta di finanziamento per la cooperazione transnazionale, in un protocollo d'intesa, ecc.;
- sono state individuate e riunite le risorse necessarie: umane, tecniche, finanziarie, ecc.
Individuare il coordinatore del progetto
La corretta gestione di un progetto di cooperazione è essenziale per il successo di quest'ultimo ed è responsabilità del coordinatore del progetto assicurarla. È necessario identificare chiaramente una delle strutture partner come coordinatore generale del progetto. All’interno di questa struttura partner cappfila dovrà essere individuata una persona cui affidare la responsabilità globale dell'attuazione, dell'animazione, del monitoraggio e della gestione del progetto.
Per il coordinamento dei progetti di CTN sono possibili diversi approcci:
- un singolo coordinatore di progetto, operativo per l'intero ciclo di vita di quest’ultimo. Tale persona può essere uno dei partner, scelto dagli altri, che si assume la responsabilità della gestione e del coordinamento generali del programma di lavoro nell’ambito della cooperazione;
- un singolo coordinatore di progetto, il quale riferisce ai gruppi direttivi nazionali e da questi è coadiuvato (soprattutto per i progetti che prevedono la partecipazione di un elevato numero di partner);
- un coordinamento condiviso o a rotazione, che vede i partner alternarsi nella gestione e nel coordinamento delle diverse fasi/aspetti del programma di lavoro nell’ambito della CTN, in funzione di elementi predefiniti. In tal caso è necessario assicurare un buon coordinamento tra i coordinatori. Quest'ultimo approccio può favorire l'acquisizione di determinate competenze nella gestione e nel coordinamento dei progetti di cooperazione, soprattutto per i partner con meno esperienza.
La scelta della modalità di coordinamento dipenderà dalla disponibilità di risorse (umane e finanziarie) dei partner, dalla volontà di questi ultimi, nonché dal tipo di progetto.
Il coordinamento di un progetto implica competenze non indifferenti! (si veda l’esempio dell’Austria)
Un buon coordinatore di cooperazione dovrà disporre, preferibilmente, di:
- competenze linguistiche tali da poter comunicare direttamente con i partner;
- esperienza pregressa nella gestione di progetti di cooperazione;
- precedenti esperienze di lavoro con partner esterni;
- buone capacità di gestione dei progetti;
- buone doti di comunicazione, diplomazia e negoziazione.
Definire il processo decisionale
I processi decisionali devono essere chiaramente definiti e descritti in un documento approvato dalla totalità dei partner (nell’atto di candidatura e nell'accordo di cooperazione), al fine di assicurare la trasparenza ed evitare malintesi.Tale documento, inoltre, dovrà fare riferimento alle condizioni giuridicamente vincolanti stabilite dall'Autorità di gestione in relazione al finanziamento nell'ambito del PSR.
Si può decidere di istituire un comitato decisionale (comitato esecutivo) formato da delegati dei diversi partner, che rappresenterà la struttura decisionale per l'intera durata del progetto. Le decisioni potranno essere prese sia in maniera informale, sia tramite voto, previa definizione delle regole di rappresentanza. Questa soluzione è compatibile sia con il metodo del coordinatore unico, sia con il sistema di coordinamento condiviso o a rotazione. Tuttavia, poiché implica la creazione di un'ulteriore struttura, questa modalità dovrebbe essere riservata ai partenariati più complessi (ossia quelli formati da un elevato numero di partner).
