Attuare la CTN

Animare un partenariato di cooperazione

Le attività di “animazione” mirano a suscitare e a mantenere vivo il coinvolgimento dei partner nelle fasi di attuazione del progetto.

L'animazione deve essere accuratamente pianificata e riguarda tutte le mansioni previste nell’ambito del progetto. Le funzioni di animazione sono spesso assegnate ai coordinatori del progetto, ma possono essere commissionate anche ad esperti esterni. Questi ultimi devono avere competenze specifiche nella gestione dei progetti di cooperazione, negli approcci multiculturali e nella mediazione delle relazioni tra partner

Per quanto riguarda l’animazione del contenuto del progetto è opportuno creare gruppi di lavoro, ciascuno dei quali incaricato di un determinato aspetto del processo attuativo. Può inoltre essere utile (e più conveniente) porre ciascun gruppo di lavoro sotto la responsabilità di singoli partner.

I gruppi di lavoro devono operare in stretta collaborazione con il coordinatore generale, il quale dovrà centralizzare i vari contributi e diffondere le informazioni sui progressi di tali gruppi nell’ambito del partenariato.

Diversi metodi e approcci possono rivelarsi utili per animare il progetto. Alcuni di questi sono illustrati in dettaglio nella sezione che segue.

Definire una tabella di marcia per il progetto di cooperazione

È opportuno definire e approvare un programma di lavoro comune, sovente noto come “tabella di marcia”. Questo contribuisce a garantire un'agevole attuazione delle azioni del progetto, sostenendo al contempo le relazioni tra i partner. I coordinatori dovrebbero servirsi di questo piano di attività come strumento fondamentale per monitorare i progressi e i risultati raggiunti nell’ambito del progetto. Esso può inoltre servire per evidenziare azioni che registrano ritardi ed incoraggiare i partner a porvi rimedio.

La tabella di marcia deve indicare:

• le diverse componenti e fasi del progetto di cooperazione;
• le azioni da realizzare nell’ambito di ciascuna fase;
• i partner responsabili, gli obiettivi e gli indicatori per ciascuna fase.

La redazione di una tabella di marcia in fase iniziale consente una certa flessibilità; in molti casi è opportuno prevedere inizialmente soltanto le fasi principali e non le singole sottofasi.

Se del caso, la tabella di marcia deve essere aggiornata per adeguarsi alle nuove realtà che potrebbero eventualmente presentarsi durante la fase di attuazione. Occorre identificare accuratamente gli effetti di ciascun cambiamento e cercare di ridurre al minimo le modifiche, al fine di agevolare il monitoraggio della tabella di marcia.

A tale proposito si veda: Modello di Tabella di marcia

Organizzare incontri, visite e scambi

L’attuazione di un progetto di cooperazione implica la necessità di lavorare con partner geograficamente distanti che, in molti casi, possono comunicare tra loro solo tramite posta elettronica o telefono. La comunicazione, di conseguenza, non è sempre facile.

Al fine di garantire una “reale” cooperazione, che porti ad un corretto scambio e a risultati tangibili, è importante pianificare una serie di incontri.

I contatti frontali, infatti, sono essenziali per agevolare un’efficace attuazione del progetto e creare opportunità per un reciproco apprendimento.

Le riunioni di cooperazione possono essere brevi e regolari, oppure più lunghe e meno frequenti. Tutto dipenderà dalle questioni da discutere, dalla distanza tra i partner, dalle loro competenze e dal loro numero. Qualunque sia il tipo di incontro previsto (visite di studio, seminari, programmi di scambio, ecc.) per ciascuno di essi è necessario:

• preparare adeguatamente l’incontro al fine di ottimizzarne l’efficacia;
• definire con chiarezza le spese a carico dei vari partner prima e dopo la riunione (inclusi i costi di vitto e alloggio);
• pianificare il lavoro dei singoli partner prima dell’incontro nonché il materiale che ciascuno dovrà portare;
• definire un'agenda precisa, approvata da tutti i partecipanti;
• prevedere la redazione di un verbale completo degli incontri da distribuire a tutti i partecipanti per approvazione;
• anticipare le difficoltà linguistiche che potrebbero sorgere e, se necessario, ricorrere a interpreti professionisti;
• concludere l’incontro con un breve riepilogo di quanto è stato detto e, aspetto ancor più importante, degli impegni assunti da ciascun partecipante (chi fa cosa e con quale scadenza!).

Organizzare la comunicazione tra i partner

Oltre alle riunioni e alla firma dei documenti, è importante assicurare che i partner mantengano contatti regolari, in particolare per conoscere i progressi ottenuti nelle varie aree e le relative ripercussioni per il loro lavoro. La comunicazione è inoltre essenziale per facilitare la gestione, il monitoraggio, la rendicontazione e l'amministrazione del progetto.

Come comunicare con i partner a distanza

Esempi di strumenti di comunicazione

Durante le fasi di pianificazione del progetto occorre concordare un piano di comunicazione comune. Questo fornisce un quadro di riferimento per conferenze telefoniche, scambi di posta elettronica, feedback sulle azioni realizzate a livello locale nelle varie zone, scadenze per la presentazione delle relazioni, ecc.

I problemi linguistici possono limitare questi scambi periodici. È necessario prevedere in anticipo questo aspetto e risolverlo ricorrendo a servizi di traduzione e interpretariato oppure, per i progetti a lungo termine, prendendo in considerazione la possibilità di una formazione linguistica destinata a potenziare le conoscenze tecniche del personale addetto al progetto. Laddove possibile occorre prevedere la traduzione di tutti i principali documenti.

Tener conto degli aspetti culturali del progetto e di ciascun partner

Considerare la diversità culturale come un punto di forza del progetto e saperla sfruttare come fucina della creatività per stimolare le diverse idee consente di ottenere progressi consistenti.

I problemi possono essere trasformati in opportunità promuovendo un dialogo aperto sulle diverse prospettive con cui si affrontano le difficoltà comuni.

Assicurare l’impegno costante dei partner nell’ambito del progetto di cooperazione

Tutti i partner devono essere interessati al progetto e mantenere il proprio impegno a parteciparvi secondo quanto stabilito nell'accordo di cooperazione. Oltre a questo impegno “obbligatorio” è utile fare in modo che il progetto sia un partenariato dinamico, così che tutti i partecipanti ne percepiscano la titolarità, il proprio coinvolgimento, i contributi e i benefici del progetto stesso. A tale fine è opportuno pianificare correttamente le azioni di comunicazione, organizzando ad esempio eventi informali ed elaborando documenti informativi comuni.

Le azioni che contribuiscono ad alleggerire un possibile onere derivante dal partenariato si rivelano al contempo tecniche efficaci per promuovere una maggiore partecipazione. La definizione di procedure operative standard e la produzione di linee guida (ad esempio manuali e modelli di rendicontazione) permettono di ridurre il rischio di malintesi, conflitti e inefficienze.

Il gruppo di riflessione sulla cooperazione (si veda il collegamento ipertestuale al gruppo di riflessione nella sezione “Organizzare le idee di progetto” del capitolo “Pianificare la cooperazione transnazionale”) creato a livello locale nelle fasi iniziali della definizione della strategia di cooperazione può fungere da comitato di sorveglianza della cooperazione. Se si opta per questo tipo di approccio, il comitato dovrebbe ricevere relazioni periodiche sui progressi con riferimento a ciascun elemento del progetto.

Potrebbe anche essere utile invitare i membri del gruppo di riflessione/comitato a partecipare ad alcune riunioni e visite del progetto per un punto di vista esterno e un feedback sulle attività svolte. Questi ulteriori contributi possono recare notevoli benefici a tutte le parti interessate.

Promemoria:

• Non dare per scontato che la totalità delle questioni sia chiara per tutti i partner prima di averle discusse in maniera approfondita; di conseguenza, è meglio ripetere i concetti due volte piuttosto che non esprimerli affatto!
• Il partenariato può subire modifiche durante la fase di attuazione. Occorre pertanto tenere conto di tali cambiamenti (aumento o diminuzione del numero di partner) e definire sin dal principio le norme in merito.
• Quando il partenariato di cooperazione prevede la partecipazione di un elevato numero di strutture può essere utile programmare più riunioni brevi piuttosto che una sola grande riunione. Di tanto in tanto, tuttavia, è necessario organizzare un incontro generale per riunire la totalità dei partner.