TNC-Umsetzung
Organisation einer Kooperationspartnerschaft
Was Sie zu diesem Zeitpunkt bereits erreicht haben:
- Ihre Partnerschaft wurde bestätigt.
- Sie haben den Inhalt und die Entwicklungserwartungen des angestrebten Projekts in Form einer Absichtserklärung, eines Finanzierungsantrags für eine transnationale Kooperation usw. formal dokumentiert und festgeschrieben.
- Sie haben die erforderlichen technischen, finanziellen und Humanressourcen usw. ermittelt und zusammengetragen.
Ernennung des Projektkoordinators
Ein professionelles Management ist für den Erfolg eines Kooperationsprojekts von wesentlicher Bedeutung und sollte durch die Beauftragung eines kompetenten Projektkoordinators sichergestellt werden. Die Gesamtprojektkoordinierung sollte ferner einem einzigen Partner anvertraut werden. Dieser Partner ernennt eine Person, die für die Durchführung, Aufrechterhaltung, Begleitung und Verwaltung des gesamten Projekts verantwortlich zeichnet.
Es existieren unterschiedliche Ansätze für die Koordination von TNC-Projekten. Folgende Ansätze sind möglich:
- Ein einziger TNC-Koordinator trägt während der gesamten Projektdauer die Verantwortung. Dieser Koordinator kann einer der Partner sein, der von den anderen dazu bestimmt worden ist und der die Verantwortung für die allgemeine Verwaltung und Koordination des Kooperationsprogramms übernimmt und akzeptiert.
- Ein einziger transnationaler Kooperationskoordinator, welcher den nationalen Lenkungsgruppen unterstellt ist und von diesen unterstützt wird (wichtig für Projekte, an denen zahlreiche Partner beteiligt sind).
- Geteilte/rotierende Koordination. Hierbei verwalten und koordinieren die Partner nach vorheriger Absprache die verschiedenen Phasen oder Aspekte des Kooperationsprogramms im Wechsel. Eine optimale Koordination muss bei diesem Ansatz auch beim Wechsel des Koordinators gewährleistet sein. Dies ermöglicht unter Umständen den Erwerb bestimmter Kompetenzen in Bezug auf das Kooperationsprojektmanagement und dessen Koordination voraus, vor allem für weniger erfahrene Partner.
Die Wahl des Koordinationsansatzes hängt schließlich von den Kapazitäten der Partner hinsichtlich der verfügbaren Ressourcen für Koordinierungsaufgaben (finanzielle und Humanressourcen) sowie von dem Projekttyp und den individuellen Wünschen der Partner ab.
Die Koordination eines Projekts setzt wichtige Kompetenzen voraus! (siehe Beispiel Österreich)
Ein geeigneter Kooperationskoordinator verfügt vorzugsweise über folgende Kompetenzen:
- Sprachkompetenz für die direkte Kommunikation mit den verschiedenen Partnern
- Erfahrung im Bereich des Kooperationsprojektmanagements oder der Zusammenarbeit mit externen Partnern
- hervorragende Projektmanagementfähigkeiten
- erstklassige Kommunikationsfähigkeiten und Verhandlungskompetenz
Gestaltung des Verfahrens zur Entscheidungsfindung
Verfahren zur Entscheidungsfindung sollten klar und übersichtlich strukturiert sein und in einem von allen Partnern genehmigten Dokument beschrieben werden (d. h. im Antragsformular sowie in der Kooperationsvereinbarung), damit Transparenz sichergestellt werden kann und Missverständnissen vorgebeugt wird. Das betreffende Dokument muss einen Verweis auf anwendbare und rechtlich verbindliche Vorschriften, die von der Verwaltungsbehörde im Hinblick auf die RDP-Finanzierung festgelegt worden sind, enthalten.
Sie sind berechtigt, ein Beschlussgremium (Exekutivausschuss) ins Leben zu rufen, in dem alle Partner vertreten sind und das die Entscheidungsfindungsstruktur für das gesamte Projekt repräsentiert. Beschlüsse können dann entweder auf informelle Art und Weise oder durch Abstimmung auf der Grundlage vordefinierter Regeln zur Vertretung im Gremium gefasst werden. Diese Lösung ist sowohl bei Anwendung des Ansatzes mit einem einzigen Koordinator als auch bei einer geteilten bzw. rotierenden Projektkoordination anwendbar. Dennoch ist festzuhalten, dass diese Lösung aufgrund der notwendigen Schaffung einer alternativen Struktur vorzugsweise von komplexeren Partnerschaften zum Einsatz gebracht werden sollte (d. h. Partnerschaften, die aus zahlreichen Partnern bestehen).
