TNC-Umsetzung

Aufrechterhalten einer Kooperationspartnerschaft

Zur Aufrechterhaltung der Partnerschaft müssen die Partner des Projekts dazu „animiert“ werden, sich dauerhaft an der Umsetzung des Projekts zu beteiligen.

Daher bedarf es hier einer sorgfältigen und intensiven Planung. Die Zuständigkeit für die Pflege der Partnerschaft wird oftmals den Projektkoordinatoren übertragen, jedoch können zur Projektpflege auch externe Fachleute herangezogen werden. Externe Fachleute sollten über Kompetenzen im Hinblick auf die Leitung von Kooperationsprojekten, multikulturelle Ansätze und die Schlichtung zwischen Partnern verfügen.

Im Hinblick auf Projektinhalte kann es nützlich sein, Arbeitsgruppen einzusetzen und diesen die Verantwortung für bestimmte Aspekte der Projektumsetzung zu übertragen. Auch kann es von Nutzen sein (und die Arbeit erleichtern), die Verantwortung für die jeweiligen Arbeitsgruppen den einzelnen Partnern zuzuweisen.

Verschiedene Ansätze und Verfahren unterstützen Sie bei der Projektpflege. Nachstehend finden Sie dazu einige Beispiele.

Stellen Sie einen Projektplan für das Kooperationsprojekt auf...

Ein gemeinsames Arbeitsprogramm – auch Projektplan oder „Roadmap“ genannt – sollte festgelegt und validiert werden. Die Vereinbarung eines solchen Programms kann eine reibungslose Durchführung der Projektaktivitäten sicherstellen und ein Instrument zur Förderung der Beziehungen zwischen den einzelnen Partnern bereitstellen. Die Koordinatoren sollten einen Projektplan zudem als wichtiges Instrument zur Nachverfolgung des Projektfortschritts sowie der Projektergebnisse nutzen. Darüber hinaus können mithilfe eines Projektplans Verzögerungen bei der Umsetzung von Aktivitäten ermittelt werden und Partner gezielt zur Aufholung der verlorenen Zeit ermuntert werden.

Im Projektplan sollte Folgendes festgelegt werden:

• die unterschiedlichen Komponenten und Schritte des Kooperationsprojekts
• die in Bezug auf jeden Schritt durchzuführenden Aktivitäten
• die zuständigen Partner, Zielsetzungen und Indikatoren für jeden Schritt

Das frühzeitige Aufstellen des Projektplans gibt Ihnen mehr Flexibilität, da Sie zunächst nur die wichtigsten Schritte und nicht die notwendigen Zwischenschritte festlegen müssen.

Der Projektplan sollte gegebenenfalls aktualisiert werden, um aktuellen Entwicklungen während der Umsetzungsphase Rechnung zu tragen. Zudem sollten die Auswirkungen von Anpassungen und Änderungen ermittelt werden. Grundsätzlich sind Änderungen und Anpassungen nur in Ausnahmefällen vorzunehmen, damit die Begleitungsfunktion des Projektplans nicht beeinträchtigt wird.

Siehe Vorlage für einen Projektplan

Organisation von Informationsaustausch, Treffen und Besichtigungen

Die Umsetzung eines Kooperationsprojekts, an dem Partner aus weit entfernt von einander liegenden Regionen beteiligt sind, die nur via E-Mails und Telefon miteinander kommunizieren können, ist keine einfache Aufgabe.

Damit die Kooperation sich dennoch „echt“ anfühlt und greifbare Ergebnisse erzielt werden können, sind persönliche Treffen unabdingbar.

Tatsächlich sind persönliche Treffen eine Grundvoraussetzung für die effiziente Projektdurchführung und den intensiven Austausch von Erfahrungen.

Kooperationstreffen können regelmäßig stattfinden und von kurzer Dauer sein, oder aber auch seltener angesetzt werden, dafür jedoch eine längere Dauer vorsehen. Die Dauer und Regelmäßigkeit der Treffen hängt letztlich von den zu erörternden Problemen, der Entfernung der Partner von einander, dem Vorwissen und der Anzahl der Partner ab. Unabhängig von der Art des Treffens (Studienbesuch, Seminar, Austauschprogramm usw.) sind folgende Aspekte bei der Planung zu berücksichtigen:

• Bereiten Sie das Treffen sorgfältig vor, um eine höchstmögliche Effizienz zu gewährleisten.
• Klären Sie die von den Partnern während und nach dem Treffen zu tragenden Kosten (einschließlich der Kosten für Verpflegung und Unterkunft).
• Legen Sie fest, welche Maßnahmen die Partner zur Vorbereitung zu ergreifen haben und was zum Treffen mitzubringen ist.
• Legen Sie in Übereinkunft mit allen Teilnehmern eine klare Tagesordnung fest.
• Berücksichtigen Sie mögliche Sprachprobleme und planen Sie gegebenenfalls professionelle Dolmetschleistungen ein.
• Schließen Sie das Treffen mit einer kurzen Zusammenfassung des Gesagten und vor allem der von den verschiedenen Teilnehmern übernommenen Pflichten („Wer übernimmt bis wann welche Aufgabe?“).

Organisation der Kommunikation zwischen Partnern

Der Kontakt von Partnern sollte sich allerdings nicht nur auf Treffen oder die Unterzeichnung von Dokumenten beschränken. Vielmehr sollten die Partner in regelmäßigem Kontakt miteinander stehen, insbesondere um laufend über die Fortschritte in anderen Regionen informiert zu sein und die sich hieraus ergebenden Folgen für die eigenen Aktivitäten besser einschätzen zu können. Häufige Kommunikation erleichtert zudem das Projektmanagement, die Projektbegleitung, die Berichterstattung und die Administration.

Wie kommuniziere ich mit Partnern in der Ferne?

Beispiele für Kommunikationsinstrumente

Im Laufe der Projektplanungsphase sollte ein gemeinsamer Kommunikationsplan vereinbart werden. Dieser kann eine geeignete Grundlage für regelmäßige Telefonkonferenzen, E-Mail-Kontakte, Feedback-Gespräche zu lokalen, in den unterschiedlichen Regionen durchgeführten Aktivitäten, die Festsetzung von Terminen für die Einreichung von Berichten usw. bilden.

Sprachprobleme behindern diese regelmäßigen Kontakte unnötig. Daher sollten diese ernst genommen werden und Dolmetsch- bzw. Übersetzungsdienstleister konsultiert werden. Bei langfristigen Projekten kann auch Sprachunterricht für bestimmte Mitarbeitergruppen angeboten werden. Sämtliche wichtigen Dokumente sollten ferner als Übersetzung vorliegen.

Berücksichtigung kultureller Aspekte des Projekts in Bezug auf die einzelnen Partner...

Kulturelle Vielfalt als Stärke des Projekts zu betrachten, kann sehr von Vorteil sein, da diese als Kreativkraft und Ideenmotor genutzt werden kann.

Ein offener Dialog wandelt hier Probleme in Chancen.

Sicherstellen eines ungebrochenen Engagements der Partner für das Kooperationsprojekt

Sämtliche Partner sollten an der erfolgreichen Durchführung des Projekts interessiert bleiben und stets ihren in der Kooperationsvereinbarung festgelegten Pflichten nachkommen. Darüber hinaus sollte das Projekt von allen Partnern als eine dynamische Partnerschaft verstanden werden, an deren Nutzen, Beiträgen und Vorteilen alle teilhaben. Dies kann etwa mithilfe von bestimmten Kommunikationsinitiativen, beispielsweise informellen Veranstaltungen oder der Erstellung gemeinsamer Informations- und Kommunikationsveröffentlichungen, erreicht werden.

Ferner dienen Initiativen zur Beseitigung potenzieller Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit als effizientes Mittel zur Steigerung des Engagements der Partner. So kann die Vereinbarung standardisierter Betriebsverfahren und die Veröffentlichung gemeinsamer Anleitungen (etwa Handbücher oder Berichtsvorlagen) dazu beitragen, Missverständnisse, Konflikte und Ineffizienzen zu vermeiden.

Ein dauerhaftes Engagement lokaler Akteure stellt sicher, dass das transnationale Kooperationsprojekt und die Aktivitäten und Initiativen auf lokaler Ebene auch langfristig Hand in Hand gehen. Um dieses zu erreichen, ist eine regelmäßige Kommunikation mit den lokalen Interessengruppen im Hinblick auf aktuelle Projektfortschritte sowie Ergebnisse der Kooperationstreffen und der verschiedenen Projektphasen usw. erforderlich.

Der lokale Think Tank, der während der Umsetzung der ersten Schritte zur Festlegung der Kooperationsstrategie eingerichtet wurde, kann hier die Rolle eines Gremiums zur Kooperationsbegleitung übernehmen. Bei Wahl dieses Ansatzes sollte dem Gremium in Bezug auf erzielte Projektfortschritte ausführlich und regelmäßig Bericht erstattet werden.

Mitglieder des Think Tanks bzw. des Gremiums könnten zudem zur Teilnahme an Projekttreffen und Besichtigungen eingeladen werden, damit diese als Unbeteiligte ein Feedback zu den durchgeführten Aktivitäten abgeben können. Dieser zusätzliche Beitrag kann für alle Beteiligten von großem Nutzen sein.

Beachten Sie Folgendes:

• Gehen Sie nicht davon aus, dass sämtlichen Partnern alle Umstände und Einzelheiten vor einer eingehenden Erörterung bekannt sind. Es kann daher besser sein, Dinge zwei Mal zu erwähnen als diese unerwähnt zu lassen!
• Die Partnerschaft kann im Laufe der Umsetzungsphase Veränderungen unterworfen sein. Berücksichtigen Sie daher mögliche Veränderungen (etwa den Weggang alter oder den Eintritt neuer Partner) bereits im Vorfeld und legen Sie frühzeitig Regeln für solche Veränderungen fest.
• Im Falle sehr komplexer Kooperationspartnerschaften kann es von Vorteil sein, mehrere kleine Treffen anstatt eines großen Treffens anzuberaumen. Dennoch ist ein Treffen aller Partner von Zeit zu Zeit notwendig.